Vietnamese
English
Không ai muốn gặp sai lầm khi triển khai OKR trong tổ chức của mình chỉ để rồi vấp ngã ở rào cản đầu tiên. Để tránh điều đó, bạn cần có một kế hoạch OKR phù hợp với tầm nhìn của công ty, gắn kết nhóm của bạn và giúp bạn tiến lên phía trước.
Tuy nhiên, việc lập kế hoạch OKR mất nhiều thời gian hơn là chỉ một phiên họp. Tốt nhất, bạn nên lên lịch đánh giá hàng tuần, hàng tháng và hàng quý. Và để tất cả các cuộc họp đó có hiệu quả, việc có một cái nhìn tổng quan đầy đủ về quy trình lập kế hoạch OKR của bạn là điều cần thiết.
Đó là lý do tại sao chúng tôi viết bài này — để mô tả từng giai đoạn lập kế hoạch OKR cần những gì, ai nên tham gia và những câu hỏi cần đặt ra là gì.
Nội dung:
Tại sao phải thiết lập OKR hàng quý?
Hướng dẫn 9 bước về lập kế hoạch OKR
- Chọn tài nguyên để hỗ trợ lập kế hoạch OKR
- Làm rõ các mục tiêu hàng năm của Công ty.
- Thống nhất về các Ưu tiên của Công ty trong quý tới
- Tạo OKR Tạm thời
- Nhận phản hồi từ Nhóm của bạn
- Kiểm tra tiến độ và sửa đổi OKR
- Hoàn thiện OKR nhóm của bạn
- Lập kế hoạch về cách bạn sẽ thực hiện OKR
- Tiến hành Đánh giá hàng quý
Các câu hỏi hướng dẫn để hỏi khi lập kế hoạch OKR
OKR Planning là gì?
Lập kế hoạch OKR là quá trình tạo và tổ chức các Mục tiêu và Kết quả then chốt của công ty.
Các bước chính liên quan đến lập kế hoạch OKR là:
- Vạch ra các giai đoạn trong quy trình OKR của tổ chức
- Tạo hướng dẫn để quyết định OKR hàng quý
- Lên lịch các cuộc họp, đánh giá và các phiên động não
- Chia sẻ kế hoạch của bạn với mọi người tham gia vào Quy trình OKR
Lập kế hoạch OKR hiệu quả cho phép bạn hợp lý hóa quy trình OKR của mình bằng cách chuyển liền mạch từ quý này sang quý tiếp theo. Khi xem xét tiến độ hàng quý của mình, bạn có thể quyết định chuyển các mục tiêu mà bạn chưa đạt được sang quý tiếp theo. Và khi bạn lập kế hoạch OKR một cách có chủ ý, bạn sẽ tạo ra sự liên kết trong công ty thông qua các mục tiêu được chia sẻ.
Tại sao phải thiết lập OKR hàng quý?
OKR hàng quý giúp bạn duy trì mục tiêu bằng cách chia nhỏ các mục tiêu hàng năm lớn hơn thành các phần dễ quản lý hơn. Những mục tiêu nhỏ hơn này giúp bạn dễ hiểu hơn và minh họa các bước bạn cần thực hiện để biến các mục tiêu dài hạn thành hiện thực.
OKR hàng quý cũng giúp việc tạo mục tiêu nhóm dễ dàng hơn. Việc biến các mục tiêu cao cả của công ty như kiếm được 5 triệu $ doanh thu thành các bước khả thi cho nhân viên của bạn có thể là một thách thức. OKR hàng quý cung cấp một bước đệm giữa các mục tiêu chung của tổ chức và các nhiệm vụ hàng tuần của bộ phận của bạn.
 |
| 9 bước lập kế hoạch OKR hiệu quả theo leapsome |
Hướng dẫn 9 bước về lập kế hoạch OKR
Dưới đây là hướng dẫn 9 bước để lập kế hoạch OKR. Đó là một tổng quan toàn diện, ở cấp độ cao về những gì diễn ra trong quá trình lập kế hoạch OKR, vì vậy, hãy nghĩ về nó như một tập hợp các đề xuất thay vì hướng dẫn cứng nhắc.
Đọc qua nó, chọn các bước phù hợp với doanh nghiệp của bạn và điều chỉnh từng bước theo nhu cầu cụ thể của bạn.
1. Chọn Tài nguyên để hỗ trợ lập kế hoạch OKR
Bước này rất cần thiết khi lần đầu tiên giới thiệu OKR Framework cho công ty của bạn. Quyết định các tài nguyên bạn sẽ sử dụng để hỗ trợ quy trình lập kế hoạch OKR trước khi tạo mục tiêu đầu tiên.
Tài nguyên đầu tiên cần xem xét là đào tạo cho tất cả mọi người của bạn, để họ hiểu hệ thống OKR — bao gồm giải thích chuyên sâu về OKR và những gì chúng liên quan. Quá trình lập kế hoạch OKR của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ hơn nếu mọi người biết những gì mong đợi, cũng như vai trò và trách nhiệm của họ.
Tài nguyên thứ hai của bạn là công cụ cụ thể mà bạn sẽ sử dụng để lập kế hoạch OKR của mình. Nếu bạn muốn một giải pháp cơ bản, hãy xem xét mẫu Framework OKR cho Excel hoặc Google Doc. Các mẫu OKR đơn giản, tiết kiệm chi phí và có thể hữu ích cho việc động não các mục tiêu và kết quả chính trước khi xuất bản chúng lên một giải pháp phần mềm OKR.
Nếu bạn là một tổ chức đã được thiết lập tốt hoặc đang phát triển nhanh chóng, hãy xem xét và chọn 1 phần mềm OKR. Nền tảng quản lý OKR hiệu quả cho phép bạn tập trung hóa quy trình lập kế hoạch, cộng tác với các thành viên khác trong nhóm và truy cập báo cáo dữ liệu để giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt. Tự động hóa quy trình làm việc và lời nhắc giúp giảm công việc hành chính của bạn, vì vậy bạn có nhiều thời gian và năng lượng hơn để lập kế hoạch và hỗ trợ nhân viên của mình.
2. Làm rõ các mục tiêu hàng năm của Công ty
Bước này không bắt buộc đối với mỗi quý. Thực hiện nó khi giới thiệu Framework OKR cho công ty của bạn lần đầu tiên hoặc vào cuối năm.
Xem xét các mục tiêu tổng thể của công ty, đó là những mục tiêu đầy tham vọng, dài hạn nhưng có thể đạt được mà tổ chức của bạn đang phấn đấu hướng tới. Ví dụ: doanh nghiệp của bạn có thể đặt mục tiêu đưa ra mức lương cạnh tranh nhất trong ngành của bạn vào năm 2025.
OKR hàng năm của công ty bạn sẽ truyền cảm hứng cho các OKR hàng quý của bạn và truyền xuống các OKR cá nhân và nhóm của bạn.
3. Thống nhất về các Ưu tiên của Công ty trong quý tới
Bước #3 là điều cần thiết đối với quy trình lập kế hoạch OKR — xác định các ưu tiên hàng đầu của công ty bạn một tháng trước khi bắt đầu quý mới.
Liên kết với các trưởng nhóm và người quản lý về những gì quan trọng nhất mà công ty của bạn muốn đạt được trong quý tới. Nếu bạn đã và đang sử dụng OKR, hãy để chúng thông báo cho cuộc thảo luận của bạn.
Khi bạn đã đạt được mục tiêu của mình, hãy tìm ra các bước hợp lý tiếp theo. Và nếu bạn không đạt được các mục tiêu nhất định, hãy đánh giá OKR của bạn và quyết định xem có nên thay đổi mục tiêu hoặc các sáng kiến bạn đã thực hiện để đạt được chúng hay không.
Giả sử bạn đã quyết định ưu tiên học tập và phát triển (L&D) trong quý trước. Bạn đã phá vỡ các mục tiêu của mình và đưa ra các khuôn khổ phát triển nghề nghiệp cho 80% nhân viên của mình. Trọng tâm mới của bạn có thể là sử dụng khuôn khổ đó để tạo điều kiện thăng tiến cho nhân viên nội bộ.
4. Tạo OKR Tạm thời
Đồng thời với bước 3, hãy soạn thảo OKR cho quý sắp tới. Bạn không cần lôi kéo tất cả các trưởng nhóm và người quản lý vào bước này, vì bạn đã có sẵn nhiều phản hồi từ họ.
OKR bạn thiết lập ở đây là tạm thời vì bạn chưa kết thúc quý hiện tại. Còn một tháng nữa, nhiều thứ có thể thay đổi. Tiến bộ công nghệ, thay đổi thị trường và các sự kiện thế giới có thể thay đổi môi trường kinh doanh của bạn và buộc bạn phải xem xét lại các ưu tiên của mình.
Vì vậy, tại sao không để lại tất cả kế hoạch OKR của bạn cho đến cuối quý? Bởi vì bằng cách xác định trước các mục tiêu của mình, bạn sẽ có đủ thời gian để thu thập phản hồi từ nhân viên của mình và quyết định cách thực hiện ý tưởng của họ.
5. Nhận phản hồi từ Nhóm của bạn
Khi bạn đã soạn thảo OKR hàng quý, hãy chia sẻ chúng với các trưởng nhóm và người quản lý. Đặt mục tiêu tổ chức cuộc họp ít nhất hai tuần trước khi bắt đầu quý mới.
Bước này phục vụ 2 mục đích:
- Theo dõi nhóm của bạn sau phiên lập kế hoạch ở bước #3. Họ sẽ quan tâm đến việc ý tưởng của họ đã được thực hiện như thế nào và có thể cảm thấy được đầu tư nhiều hơn vào quy trình lập kế hoạch OKR nếu họ thấy tác động của nó.
- Nhận phản hồi từ nhóm của bạn về OKR tạm thời. Bạn sẽ không sử dụng thông tin đầu vào của họ để thay đổi nhiều ở giai đoạn này, nhưng bạn có thể tích hợp nó khi sửa đổi OKR của mình ở bước #6.
Kiểm tra tiến độ giúp bạn hợp lý hóa các cuộc thảo luận của mình trong các phiên lập kế hoạch OKR
6. Kiểm tra tiến độ và sửa đổi OKR
Trước khi kết thúc quý, hãy tiến hành đánh giá lần cuối và thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào đối với OKR của bạn cho quý tiếp theo. Bạn có thể sử dụng phản hồi từ bước năm và bất kỳ dữ liệu nào từ chu kỳ OKR cuối cùng của mình để hướng dẫn các quyết định của mình.
Nếu các buổi lập kế hoạch của bạn có hiệu quả, bạn sẽ không cần thực hiện bất kỳ thay đổi quan trọng nào. Bạn sẽ thu thập tất cả thông tin liên quan từ nhóm của mình và từ quý trước, đồng thời sử dụng thông tin đó để xác định xem bạn nên làm gì tiếp theo. Nhưng bạn có thể điều chỉnh một số con số hoặc thời hạn dựa trên những thay đổi xảy ra vào cuối quý hoặc ý kiến của nhóm bạn ở bước năm.
Chẳng hạn, bạn có thể đã đặt mục tiêu tăng 10% khách truy cập trang web của mình trong quý tới. Nhưng nếu bạn thấy lượng khách truy cập tăng đột biến vào cuối quý hiện tại, thì bạn có thể điều chỉnh tỷ lệ phần trăm đó cho phù hợp.
Khi bạn đã xác nhận OKR tổ chức của mình, hãy xuất bản chúng ở đâu đó mà cả nhóm của bạn có thể dễ dàng truy cập. Làm cho quá trình ra quyết định và lập kế hoạch của bạn trở nên minh bạch nhất có thể.
7. Hoàn thiện OKR nhóm của bạn
Bây giờ bạn đã có OKR cấp công ty, bạn có thể bắt đầu chuyển chúng xuống các nhóm và phòng ban của mình. Bắt đầu bằng cách giúp người quản lý lập kế hoạch OKR nhóm phù hợp với mục tiêu của tổ chức bạn. Và bởi vì bạn đã đưa ban quản lý vào các phiên phản hồi và lập kế hoạch OKR của mình, nên họ đã có ý tưởng tốt về quy trình sắp tới.
Khi bạn đã hoàn thành OKR nhóm của mình, người quản lý có thể làm việc với các báo cáo của họ để tạo các mục tiêu riêng lẻ. Bằng cách đó, bạn sẽ giữ cho nhóm của mình được liên kết và truyền cảm hứng cho nhân viên của bạn để đạt được các mục tiêu cá nhân của họ.
Bonus: Đặt mục tiêu có thể nâng cao ý thức về mục đích của nhân viên và thúc đẩy họ thực hiện tốt hơn.
8. Lập kế hoạch về cách bạn sẽ thực hiện OKR
Bạn có thể nghĩ rằng bạn đã hoàn thành quá trình lập kế hoạch và bây giờ công việc của bạn đã kết thúc. Chưa hẳn: Bạn cũng cần quyết định cách thực hiện OKR của mình để mọi người sẵn sàng hoàn thành mục tiêu của mình.
Hiện tại, tất cả các nhóm của bạn đều đã có OKR, nhưng họ có thể chưa quyết định về các sáng kiến mà họ sẽ thực hiện để đạt được chúng.
Chẳng hạn, nhóm tài chính của bạn có thể có mục tiêu cắt giảm 20.000 đô la từ ngân sách công ty và một trong những kết quả chính của họ có thể là giảm 20% chi phí cung ứng. Bạn có thể giúp nhóm của mình đưa ra các sáng kiến để giúp team có thể đạt được những mục tiêu đó, chẳng hạn như nhận báo giá từ các nhà cung cấp khác hoặc thương lượng giảm giá cho các đơn đặt hàng số lượng lớn.
Và để hỗ trợ người của bạn, bạn cũng sẽ cần một cách để theo dõi tiến trình của từng cá nhân và đảm bảo rằng bạn đang đạt được các mục tiêu dự đoán của mình. Nhiều công ty biến các cuộc họp OKR Review thành một hoạt động thường xuyên trong chu kỳ hàng quý của họ. Bạn và các thành viên trong nhóm của mình có thể sử dụng những cơ hội này để chấm điểm và theo dõi OKR nhằm xác định cơ hội đạt được từng kết quả chính và đo lường mức độ thành công của từng mục tiêu.
9. Tiến hành Đánh giá hàng quý (OKR Review)
Giai đoạn 9 chồng chéo với giai đoạn 3 của quy trình lập kế hoạch OKR cho quý tiếp theo của bạn. Vì vậy, sau khi bạn đã xem lại tiến độ của mình trong quý hiện tại, hãy sử dụng những phản ánh đó để đưa ra quyết định cho quý tiếp theo.
Sử dụng phản ánh hàng quý của bạn để đánh giá lại chiến lược của bạn và nhận phản hồi từ nhóm của bạn. Quá trình này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết quan trọng về những gì hoạt động tốt và những gì không — bao gồm các ý tưởng về việc tinh chỉnh quy trình lập kế hoạch OKR của bạn.
Đánh giá hàng quý cũng là cơ hội tuyệt vời để kiểm tra hiệu suất của nhóm bạn. Việc xác định điểm mạnh và lĩnh vực cần cải thiện của các thành viên trong nhóm có thể cho bạn biết nơi cần tập trung năng lượng của mình trong những tháng tới.
Các câu hỏi hướng dẫn để hỏi khi lập kế hoạch OKR
Có hướng dẫn cho mọi giai đoạn của quy trình lập kế hoạch OKR sẽ giúp mọi người đi đúng hướng. Chúng tôi khuyên bạn nên diễn đạt các nguyên tắc đó dưới dạng câu hỏi và đã liệt kê một số câu hỏi hay nhất mà bạn có thể hỏi để giữ cho các buổi lập kế hoạch OKR tập trung và hiệu quả.
Chúng tôi đã phân loại các câu hỏi theo vị trí của chúng trong khuôn khổ OKR: Mục tiêu, Kết quả chính và Sáng kiến.
Mục tiêu (Objective)
Mọi thứ khác đều xuất phát từ mục tiêu của bạn, vì vậy chúng phải là chủ đề cho những câu hỏi đầu tiên của bạn.
Chúng ta có thể thực hiện những thay đổi nào để đưa tổ chức của mình tiến lên?
Vì OKRs nhắm đến các lĩnh vực mục tiêu để cải thiện và tăng trưởng, nên đây là một nơi tự nhiên để bắt đầu. Xác định những thay đổi bạn cần thực hiện ở cấp độ công ty để tiến bộ trong dài hạn.
Tại sao những thay đổi này lại quan trọng bây giờ?
Câu hỏi này giúp bạn đánh giá mức độ khẩn cấp và mức độ phù hợp của mục tiêu. Nếu bạn không thể giải thích tầm quan trọng của một mục tiêu, thì đó có thể không phải là ưu tiên.
Những thách thức nào đang ngăn cản chúng ta đạt được sứ mệnh của mình?
Xác định mọi trở ngại theo cách của bạn để đánh giá mức độ thực tế của các mục tiêu của bạn. Hãy nhớ rằng, họ cần phải có tham vọng, nhưng không phải là không thể đạt được.
Nhóm của chúng tôi có vai trò gì trong việc giúp đạt được mục tiêu này?
Đặt câu hỏi này để bắt đầu chia nhỏ các mục tiêu của công ty thành nhóm và mục tiêu cá nhân.
Kết quả then chốt (Key Results)
Khi bạn đã quyết định các mục tiêu của mình, bạn có thể bắt đầu đặt câu hỏi để xác định kết quả chính của mình và thiết lập cách tốt nhất để đo lường tiến trình của bạn.
Làm thế nào chúng ta biết nếu chúng ta đang cải thiện?
Câu hỏi này đảm bảo bạn tạo ra các kết quả chính có thể đo lường được. Nếu bạn không thể trả lời nó, hãy xem lại kết quả chính của bạn.
Những yếu tố nào chúng ta có thể đo lường trên cơ sở hàng tuần/hàng tháng/hàng quý?
Quyết định số liệu nào cần đo lường và điểm số nào cho thấy bạn đã đạt được tiến bộ. Ví dụ: bạn sẽ đo lường mức độ hài lòng của khách hàng bằng xếp hạng trung bình hay trung vị? Xếp hạng tổng thể nào có nghĩa là bạn đã đạt được mục tiêu của mình?
Những yếu tố nào cho thấy chúng ta cần phải thay đổi chiến lược của mình?
Trả lời câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định cột mốc nào đánh dấu sự tiến bộ và cột mốc nào cho thấy mục tiêu của bạn đang gặp rủi ro.
Sáng kiến (Initiatives) & Nhiệm vụ
Nhóm câu hỏi cuối cùng này liên quan đến những hành động mà nhân viên của bạn nên thực hiện để đáp ứng các mục tiêu của công ty bạn. Những câu hỏi này giúp bạn tập trung vào các mục tiêu trong khi trao cho nhân viên của bạn một số quyền tự chủ trong công việc của họ.
Điểm xuất phát của chúng ta là gì?
Khi bạn có một danh sách gồm nhiều mục tiêu, bạn có thể cần quyết định xem nên giải quyết mục tiêu nào trước. Bạn có thể làm như vậy dựa trên tầm quan trọng hoặc những gì khả thi nhất.
Những sáng kiến ưu tiên cao nhất của chúng tôi là gì?
Xem xét khu vực nào đáng được chú ý hơn những khu vực khác. Bạn có thể muốn tập trung vào một mục tiêu vì nó khó hơn những mục tiêu khác hoặc yêu cầu ít tài nguyên hơn.
Mỗi thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về việc gì?
Đặt câu hỏi này để giúp nhóm của bạn tổ chức các sáng kiến và chia nhỏ các mục tiêu của nhóm thành các mục tiêu riêng lẻ.
Nguồn:
- https://www.leapsome.com/blog/okr-planning
- https://weekdone.com/resources/how-to-conduct-a-successful-quarterly-review
Facebook
Twitter
Rss