Cách Viết OKR: Hướng dẫn viết Mục tiêu và Kết quả Then chốt Hiệu quả

OKR ngày càng trở nên phổ biến để thiết lập mục tiêu chiến lược trong các tổ chức. Bản thân phương pháp này rất dễ hiểu, nhưng nhiều tổ chức đã thất bại vì đơn giản là họ không viết OKR có ý nghĩa và tốt.

Để đảm bảo điều này không xảy ra với bạn, trong bài viết này, chúng tôi tiết lộ các mẹo và thủ thuật quan trọng nhất về Cách Viết OKR – bao gồm các công thức có thể dễ dàng áp dụng cho mọi Mục tiêu và Kết quả then chốt.

Công thức viết Mục tiêu: Động từ + Cụm tính từ + Danh từ + Cụm trạng từ Công thức Kết quả then chốt: Động từ + Đo từ X đến Y (khung thời gian)

 

Mục lục:

Tại sao OKR Được Viết Tốt lại quan trọng?

Chuẩn bị: Đặt Mục tiêu chính xác

Hướng dẫn từng bước để Viết OKR

Cách Viết Mục tiêu tốt

• Checklist để viết Mục tiêu tốt (và cụ thể)
• Công thức cho Mục tiêu tốt
• Ví dụ về Mục tiêu tốt

Viết Kết quả Then chốt tốt

• Checklist để tạo Kết quả chính tốt
• Công thức cho Kết quả Then chốt tốt
• Ví dụ về Kết quả then chốt tốt

3 sai lầm phổ biến nhất và ví dụ tiêu cực

Viết Sáng Kiến hay

• Checklist cho các Sáng kiến hiệu quả
• Công thức viết Sáng kiến hay
• Ví dụ về các Sáng kiến tốt

Kết luận: OKR được xây dựng tốt trông như thế nào

Cách viết OKRs – Câu hỏi thường gặp 

 

Những gì bạn có thể mong đợi:

• Tại sao OKR Được Viết Tốt lại quan trọng?
• Chuẩn bị: Đặt mục tiêu chính xác
• Hướng dẫn từng bước để viết OKR: Mẹo và công thức
• Đừng làm như thế này! 3 sai lầm phổ biến nhất và ví dụ tiêu cực
• Kết luận: Đây là cách OKR được xây dựng tốt trông như thế nào
• Cách viết OKR – Câu hỏi thường gặp

Tại sao OKR Được Viết Tốt lại quan trọng?

Việc các công ty có thành công với OKR hay không phụ thuộc vào một số yếu tố. Yêu cầu cơ bản tuyệt đối mà bất kỳ ai làm việc với OKR đều phải nắm vững là viết OKR tốt. Tại sao? Bởi vì OKR của công ty được viết tốt như thế nào sẽ quyết định liệu OKR có hoạt động và thực sự đạt được trong thời gian dài hay không.

Các OKR được viết kém (ví dụ: quá chung chung hoặc không rõ ràng) thường không cung cấp cho các công ty đủ trọng tâm và nội dung rõ ràng để đạt được thành công thực sự. Ngoài ra, mọi người trong công ty chỉ có thể làm việc hướng tới các mục tiêu chung và theo dõi tiến độ nếu OKR đã đặt ra dễ đọc, và dễ hiểu. Vì vậy, một số điều cần thiết dưới đây.

Chuẩn bị: Đặt Mục tiêu chính xác

Trước khi xây dựng các Mục tiêu cụ thể và Kết quả then chốt, điều quan trọng là phải nói về những gì bạn muốn đạt được và hướng đi của công ty.

Do đó, bước đầu tiên là để mọi người ngồi xuống cùng một bàn, thu thập ý kiến, đặt ra các ưu tiên và chọn Mục tiêu phù hợp của công ty. Chỉ khi đó các sắc thái ngôn ngữ mới có thể được giải quyết.

Trong hầu hết các trường hợp, bước đầu tiên là động não các Mục tiêu khả thi, từ đó rút ra các Kết quả chính quan trọng nhất. Để lọc ra những Mục tiêu phù hợp từ vô số ý tưởng, sẽ rất hữu ích nếu bạn biết có những loại Mục tiêu nào. Có thể phân biệt giữa:

• Xây dựng
• Cải tiến
• Đổi mới

Ví dụ, về vấn đề này, bạn không thể cải thiện bất cứ thứ gì chưa được phát triển. Do đó, ba loại Mục tiêu thường được sử dụng theo thứ tự được đề cập trong Quá trình Thiết lập mục tiêu.

Ngoài ra, ba mẹo sau đây sẽ giúp tạo điều kiện phù hợp để đạt được các Mục tiêu hiệu quả:

• Tạo bối cảnh: Các mục tiêu nên trực tiếp hoặc gián tiếp thúc đẩy công ty tiến lên, luôn ghi nhớ tầm nhìn và sứ mệnh tổng thể. Theo đó, cần luôn kiểm tra xem các Mục tiêu có thực sự phù hợp với chiến lược của công ty hay không. Hơn nữa, thời gian phải đúng. Nếu không, Mục tiêu sẽ mất sức thuyết phục.
• Thu hút sự tham gia của các nhóm: OKR chỉ hiệu quả nếu chúng được mọi thành viên trong nhóm chấp nhận. Nhân viên thường gần gũi với hành động hơn nhiều so với quản lý. Do đó, nhiều nhóm biết từ công việc hàng ngày của họ những gì hiện đang cần được xây dựng, cải tiến hoặc đổi mới và có thể đóng góp có giá trị cho một Mục tiêu lớn nếu có cơ hội.

Hướng dẫn từng bước để Viết OKR

Bạn đã sẵn sàng để viết OKR tuyệt vời chưa?

Sau khi đã xác định được Mục tiêu nào bạn muốn tập trung vào cho chu kỳ OKR tiếp theo, về cơ bản, “chỉ” những mục tiêu này cần được hình thành. Tuy nhiên, đây có thể là một thách thức khá lớn.

Tin tốt là: Có một số mẹo và công thức sẽ giúp bạn giữ được cái đầu lạnh và không bị sa lầy vào ngôn ngữ. Về cơ bản, quy tắc này áp dụng cho OKR:

Chúng tôi sẽ [Mục tiêu] , được đo bằng [Kết quả then chốt].

Mục tiêu luôn trả lời cho câu hỏi “ Chúng ta muốn đạt được điều gì?”. Kết quả then chốt tập trung vào câu hỏi “ Làm thế nào để chúng ta biết rằng Mục tiêu đã đạt được?”.

Do đó, các mục tiêu nên được xây dựng một cách định tính, dễ hiểu và truyền cảm hứng. Mặt khác, Kết quả chính phải được đo lường rõ ràng, hướng đến kết quả và SMART. Chúng tôi sẽ đi vào chi tiết hơn về từng tiêu chí này và chỉ cho bạn từng bước cách viết OKR hiệu quả.

Bạn nên nhớ rằng không nên xác định quá nhiều Mục tiêu và Kết quả then chốt cho mỗi chu kỳ. Nên tập trung vào những điều quan trọng nhất. Ba đến bốn Mục tiêu cho mỗi nhóm và chu kỳ và 1 đến 5 Kết quả Then chốt cho mỗi Mục tiêu là đủ. Đôi khi, việc chỉ đặt một hoặc hai Mục tiêu cho mỗi nhóm thậm chí còn hợp lý.

Cách Viết Mục tiêu tốt

Khối xây dựng đầu tiên của OKR đầy tham vọng là Mục tiêu. Về lý thuyết, tuyên bố này tương đối đơn giản: Mục tiêu nên thể hiện những gì bạn muốn đạt được. Nhưng có nhiều hơn cho một Mục tiêu tốt.

Checklist để viết Mục tiêu tốt (và cụ thể)

Có một số tiêu chí để viết Mục tiêu, có thể được chia thành “những điều phải có” và “những điều cần có”.

Các đặc điểm bắt buộc phải có mà Mục tiêu phải đáp ứng để đủ điều kiện trở thành Mục tiêu là:

• Định tính: Mục tiêu không được chứa các giá trị có thể đo lường được.
• Định hướng: Các mục tiêu nên đặt ra hướng mà một công ty muốn di chuyển để thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.
• Căn chỉnh rõ ràng: Để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng, Mục tiêu phải được căn chỉnh rõ ràng – ví dụ: với chiến lược kinh doanh, OKR cấp công ty (đối với Mục tiêu nhóm) hoặc KPI chính.
• Tác động: Mục tiêu nên được viết theo cách tạo ra sự khác biệt thực sự cho doanh nghiệp khi đạt được Mục tiêu.

💡 Mẹo : Mục tiêu có thể hơi điên rồ. Xét cho cùng, chúng được mọi người ấn tượng và ghi nhớ tốt hơn.

Ngoài ra, các yếu tố “mềm” sau đây ( những điều tốt đẹp để có ) có thể được xem xét trong công thức:

• Truyền cảm hứng: Các mục tiêu nên được xây dựng theo cách truyền cảm hứng để tất cả nhân viên được thúc đẩy bởi chúng.
• Dễ hiểu: Mỗi Mục tiêu nên được trình bày đơn giản và đủ ngắn gọn để tất cả nhân viên hiểu và ghi nhớ.

Công thức cho Mục tiêu tốt

Tìm một từ đáp ứng tất cả các tiêu chí trên có thể khó khăn. Có một số quy tắc ngôn ngữ cơ bản cần được tuân theo để có OKR rõ ràng:

• Sử dụng từ chủ động thay vì từ bị động
• Sử dụng càng ít từ nước ngoài hoặc chữ viết tắt càng tốt
• Sử dụng từ ngữ ngắn gọn và chính xác (quy tắc ngón tay cái: càng ngắn càng tốt, nhưng càng nhiều càng tốt)
• Tránh những từ phủ định và những từ như “không” hoặc “không”
• Sử dụng tính từ và động từ tích cực
• Tránh những từ như “phải” hoặc “nên”

Công thức sau đây tóm tắt những gì Mục tiêu nên thể hiện:

[Động từ] + [cụm tính từ] + [danh từ] + [cụm trạng từ]

Ví dụ: Tăng đáng kể đầu mối bán hàng inbound cho phần mềm của chúng ta.

Một Mục tiêu được xây dựng tốt luôn mô tả trạng thái của một điều gì đó trong tương lai ( những gì sẽ đạt được) và do đó có tầm nhìn xa trông rộng.

Các động từ thường hoạt động tốt trong vấn đề này vì chúng diễn đạt rằng một trạng thái nhất định cần đạt được bao gồm:

Xây dựng	Cải tiến	Đổi mới
tạo ra	cải tiến	phát triển
phát triển	tăng	thiết kế
Bảo hành	mở rộng	Đổi mới
xây dựng (construct)	nâng cao	Hình thành
xây dựng (build)	tăng	sáng chế
thành lập	tối ưu hóa	Sửa lại
thiết lập	mở rộng	thích nghi

Ví dụ về Mục tiêu tốt

Các mục tiêu được viết theo công thức này, ví dụ:

• Tạo ra một nơi làm việc tuyệt vời
• Xây dựng đội ngũ đa dạng, hiệu suất cao
• Phát triển các kênh truyền thông xã hội của chúng ta thành một cộng đồng

Viết Kết quả Then chốt tốt

Sẽ không hiệu quả nếu xác định Mục tiêu mà không xác định cách đo lường tiến độ và cho biết liệu chúng có thực sự đạt được hay không. Do đó, các Kết quả Then chốt có thể đo lường được là cần thiết như một khối xây dựng thứ hai. Trong quy trình OKR, chúng được lấy từ các Mục tiêu đã xác định trước đó.

Checklist để tạo Kết quả chính tốt

Bạn viết Kết quả Then chốt như thế nào? Chúng phải luôn dễ hiểu và được xây dựng chính xác nhất có thể. Ngoài ra, còn có các tiêu chí cụ thể khác cần được đáp ứng (bắt buộc phải có):

• Tham chiếu trực tiếp đến Mục tiêu: Kết quả chính phải luôn có tham chiếu trực tiếp đến Mục tiêu và lý tưởng là hoàn toàn phù hợp với trạng thái được nhắm mục tiêu trong Mục tiêu. Nói cách khác: Nếu đạt được tất cả các Kết quả then chốt thì Mục tiêu cũng được hoàn thành.
• Có thể đo lường được: Kết quả chính phải có thể đo lường được và do đó luôn chỉ bao gồm một số liệu.
• Dựa trên Kết quả: Kết quả then chốt không phải là danh sách việc cần làm với các hoạt động cụ thể có thể được đánh dấu (những hoạt động này được ánh xạ thành các sáng kiến trong OKR framework), mà là các kết quả có thể bị ảnh hưởng (thêm về điều này trong bài viết về “Đầu ra so với Kết quả). ”).

Cũng không có hại gì nếu một Kết quả Then chốt có các phẩm chất bổ sung sau đây (tốt để có):

• Tham vọng: Kết quả then chốt không khiến bạn cảm thấy khó chịu ít nhất là chưa đủ tham vọng. Tuy nhiên, chúng cũng không nên được đặt quá cao khiến chúng nản lòng ngay từ đầu. Mặt khác, quy tắc ngón tay cái là ước tính nhiều hơn 30 đến 40 % so với mức bạn nghĩ là có thể. Sau đó, Mục tiêu phải đạt được ít nhất 70 %.
• Độc lập: Lý tưởng nhất là Kết quả Then chốt bao gồm các số liệu độc lập mà mỗi số liệu chỉ ra tiến trình khác nhau đối với Mục tiêu để đảm bảo rằng sự thành công của Mục tiêu được xem xét từ mọi góc độ.

Công thức cho Kết quả Then chốt tốt

Kết quả Then chốt tốt luôn bao gồm một số liệu có giá trị đích. Lý tưởng nhất là giá trị cơ sở cũng được đưa vào (nếu điều này không rõ ràng trong ngữ cảnh).

Một Kết quả then chốt tốt có thể được tổng hợp theo công thức sau:

[Tăng/giảm] [ĐO LƯỜNG] từ X đến Y theo [KHI]

Ví dụ: Tăng lưu lượng truy cập đến tỷ lệ chuyển đổi đăng ký dùng thử từ 5 lên 20% vào tháng 3

📝 Lưu ý : Khoảng thời gian (ví dụ: trước tháng 3) là tùy chọn. Sự kết thúc của chu trình OKR tương ứng được giả định hoàn toàn.

Ngoài ra, để tạo Kết quả Then chốt đúng cách, các câu hỏi sau đây có thể giúp xác định Kết quả then chốt có ý nghĩa nhất:

• Hành vi khách hàng nào đang ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của chúng ta?
• Thay đổi nào trong hành vi của khách hàng đưa chúng ta đến gần hơn với Mục tiêu của mình? Làm thế nào chúng ta có thể đo lường điều này?
• Thay đổi nào trong hành vi của chính chúng ta đưa chúng ta đến gần hơn với Mục tiêu của mình? Làm thế nào chúng ta có thể đo lường điều đó?
• Thành công sẽ trông như thế nào và cảm thấy như thế nào? Làm thế nào chúng ta có thể đo lường thành công?
• Điểm yếu nào có thể ngăn chúng ta đạt được Mục tiêu?

Nếu bạn vẫn không chắc số liệu nào hữu ích, bạn có thể lấy cảm hứng từ các ví dụ trong bài viết này hoặc nhấp qua các ví dụ về OKR của chúng tôi.

💡 Mẹo : Chúng tôi đã thu thập hơn 40 ví dụ về OKR từ các công ty thực tế về Bán hàng, Tiếp thị, Nhân sự & IT.

Ví dụ về Kết quả then chốt tốt

Các Kết quả Then chốt hiệu quả được viết bằng công thức này (với mỗi mục tiêu đề cập đến phần cuối của chu kỳ OKR) bao gồm:

• Giảm khởi hành tự nguyện xuống 5%
• Tăng lưu lượng truy cập mạng xã hội lên 40% so với quý trước
• Tạo thêm 10% khách hàng tiềm năng so với năm trước

Công thức Kết quả then chốt: Động từ + Đo lường từ X đến Y (khoảng thời gian)

Ví dụ: Tăng số Khách hàng tiềm năng đủ điều kiện hàng tháng từ 100 lên 200

3 sai lầm phổ biến nhất và ví dụ tiêu cực

Để đảm bảo rằng không có sai sót nào có thể xảy ra, chúng tôi đã tổng hợp ba lỗi phổ biến nhất mà các công ty mắc phải khi tạo OKR – bao gồm các ví dụ về các công thức ít thành công hơn:

• ❌ Quá chung chung: Mục tiêu không chỉ đơn giản là một tiêu đề hay cho Kết quả then chốt. Các mục tiêu rất rộng như “Tăng cường thu hút khách hàng mới” hoặc “Cải thiện sự hài lòng của khách hàng” không liên quan cụ thể đến chu kỳ tiếp theo cũng như không đủ truyền cảm hứng và động lực như Mục tiêu.
• ❌ Quá nhiều mục tiêu: Nhiều người mới bắt đầu sử dụng OKR đóng gói nhiều Mục tiêu vào một câu. Từ “và” thường là dấu hiệu cho thấy có quá nhiều mục tiêu trong một Mục tiêu và các Kết quả Then chốt thu được từ chúng không còn có thể được chỉ định rõ ràng.
• ❌ Không đủ cụ thể: Kết quả Then chốt phải luôn cụ thể nhất có thể để thành công có thể được đo lường chính xác. Do đó, chúng luôn bao gồm một số liệu. Các Kết quả Then chốt không cụ thể, chẳng hạn như “Điểm số khuyến mãi ròng của nhân viên (eNPS) của chúng tôi cao hơn so với năm trước” là không đủ chính xác. Trong trường hợp này, sẽ tốt hơn nếu bạn nói, ví dụ: “Chúng tôi đạt được eNPS là 50”.

Viết Sáng Kiến hay

Sáng kiến là tất cả các dự án, nhiệm vụ và hoạt động bạn thực hiện để đạt được Kết quả Then chốt của mình. Chúng có thể được xem như một danh sách việc cần làm.

Checklist cho các Sáng kiến hiệu quả

Sáng kiến tốt nên luôn luôn

• Cụ thể
• Có thể đạt được
• Có ảnh hưởng trực tiếp
• Có một chủ sở hữu
• Ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, nếu có thể

Công thức viết Sáng kiến hay

Một sáng kiến hay có thể được cấu thành theo công thức sau:

[Động từ] + [cụm tính từ] HOẶC [danh từ]

Ví dụ: Xây dựng lịch content hàng quý

Ví dụ về các Sáng kiến tốt

Các sáng kiến được viết theo công thức này bao gồm:

• Khởi động chiến dịch tiếp thị ngoại tuyến cho các biển quảng cáo gần bến xe taxi
• Tạo báo cáo thường xuyên về tình trạng và hiệu suất của trang web và ứng dụng
• Tạo banner cho tiền sảnh

Kết luận: OKR được xây dựng tốt trông như thế nào

Tóm lại, OKR được viết tốt luôn bao gồm

• 3 đến 4 Mục tiêu truyền cảm hứng, chất lượng và định hướng cho mỗi nhóm trả lời câu hỏi về những gì cần đạt được (bức tranh lớn hơn) và
• 2 đến 5 Kết quả Then chốt có thể đo lường được, cụ thể và có thời hạn cho mỗi Mục tiêu thể hiện cách biết rằng Mục tiêu đã đạt được.

Dưới đây là hai ví dụ, một từ quản lý dự án và một cho nhóm tiếp thị, về cách điều này có thể xảy ra trong thực tế. Chúng đến từ các công ty thực tế và có thể là nguồn cảm hứng cho OKR của riêng bạn.

Ví dụ 1:

OBJECTIVE

• Tạo một Công cụ quản lý dự án được bôi dầu tốt

KẾT QUẢ THEN CHỐT

1. Giảm 60% tỷ lệ bỏ lỡ các mốc quan trọng
2. Giảm số dự án bị hủy xuống 1 mỗi quý
3. Giảm 50% số lượng yêu cầu thay đổi sau khi bắt đầu

Ví dụ 2:

OBJECTIVE

• Làm cho trang web của chúng ta hấp dẫn hơn và cung cấp giá trị gia tăng

KẾT QUẢ CHÍNH

1. Tăng tỷ lệ xem video giải thích trên trang chủ từ 4% lên 10%
2. Giảm tỷ lệ thoát từ 90% xuống 65%
3. Tăng thời lượng phiên trung bình lên 5 phút

Cách viết OKR – Câu hỏi thường gặp

Các ví dụ về OKR tốt là gì?

OKR tốt được xây dựng một cách dễ hiểu và minh bạch. Mục tiêu là hiệu quả, định hướng và định tính, trong khi Kết quả chính có thể đo lường được, cụ thể và có thời hạn. Một ví dụ cho một Mục tiêu tốt sẽ là: (O) Tối đa hóa hiệu quả của công cụ tuyển dụng của chúng tôi. Các Kết quả Then chốt tốt cho Mục tiêu này sẽ là, trong số những mục tiêu khác: (KR 1) Tăng Tỷ lệ chấp nhận đề nghị lên 90%, (KR 2) giảm Thời gian chấp nhận đề nghị xuống 45 ngày và (KR 3) tăng tỷ lệ thuê so với tỷ lệ thuê theo kế hoạch lên 0,9.

Làm thế nào để bạn viết OKR một cách chính xác?

Các Mục tiêu nên chủ động hơn là thụ động và nên càng ngắn càng tốt nhưng càng dài càng tốt. Nên sử dụng các tính từ và động từ tích cực trong đó, nên tránh các từ phủ định và những từ như “không” hoặc “không”. Điều tương tự cũng áp dụng cho những từ như “phải” hoặc “nên”. Các kết quả chính cũng cần được thể hiện một cách rõ ràng và dễ hiểu. Chúng phải luôn bao gồm số liệu, hướng (tăng/giảm) và khung thời gian.

OKRs được cấu trúc như thế nào?

OKR bao gồm tối đa 3 đến 4 Mục tiêu định tính cho mỗi nhóm, mỗi mục tiêu được chỉ định từ 2 đến 5 Kết quả chính có thể đo lường được. Những việc cần làm cụ thể cần thiết để đạt được Kết quả chính được vạch ra trong các sáng kiến.

Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không thể căn chỉnh Mục tiêu của mình với bất kỳ mục tiêu nào?

Thực tế là một Mục tiêu không thể được căn chỉnh rõ ràng không nhất thiết có nghĩa là nó xấu. Thay vào đó, nó có nghĩa là nó không phù hợp với phạm vi do chiến lược của công ty đặt ra. Nếu điều này xảy ra, cần thảo luận: Tại sao bạn chọn Mục tiêu đó? Tại sao Mục tiêu và tầm nhìn của công ty khác nhau? Việc theo đuổi Mục tiêu có còn hợp lý không? Nhân viên và giám đốc điều hành nên cùng nhau tìm ra giải pháp.

 

Nguồn:

• Mooncamp: https://mooncamp.com/blog/how-to-write-okrs/