Chiến lược tổng thể của công ty đã sẵn sàng và tất cả nhân viên của tổ chức đã sẵn sàng thực hiện chiến lược đó. Có một số cách để làm như vậy, bao gồm cả framework thiết lập mục tiêu OKR. Một yếu tố chiếm ít thời gian khi làm việc với OKR, nhưng lại quan trọng hơn tất cả, đó là việc thực hiện Check-in thường xuyên. 

Trong bài viết này, bạn sẽ thấy tại sao không nên đánh giá thấp các cuộc họp Check-in và tác động của chúng đối với việc thực thi chiến lượccũng như cách bạn có thể chuẩn bị và thực hiện chúng một cách tốt nhất.

Mục lục:

OKR và làm việc với Check-in

Lợi ích lớn của các cuộc họp Check-in

Nhận biết các vấn đề với Check-in

Các lỗi thường mắc phải với OKR và Check-in

Ba bước để Check-in hoàn hảo

OKR và tác động tích cực của chúng đối với việc thực thi chiến lược

Check-in: Câu hỏi thường gặp. 9 

 

Check-in là một hoạt động quan trọng trong Chu kỳ OKR
Check-in là một hoạt động quan trọng trong Chu kỳ OKR

‍

OKR và làm việc với Check-in hàng tuần

Làm việc với OKR rất đa dạng - từ việc xác định Mục tiêu và Kết quả Then chốt mới cho đến phối hợp cộng tác. Một phần rất nhỏ của toàn bộ quy trình xung quanh Mục tiêu và Kết quả Then chốt là các Check-in định kỳ. Đây là những cuộc họp ngắn, kéo dài từ 15 đến 20 phút được tổ chức đều đặn nhằm theo dõi tiến trình OKR và loại bỏ những trở ngại có thể xảy ra.

Các cuộc họp thường được coi là thứ giết chết năng suất, vì chúng dường như luôn được tổ chức khi bạn tập trung nhất. Tuy nhiên, Check-in có một vị trí cố định trong hoạt động cộng tác trong Chu kỳ OKR và là một yếu tố rất hữu ích.

Đầu tiên và quan trọng nhất, các cuộc họp Check-in không bao giờ kéo dài quá 30 phút - tùy thuộc vào số lượng người tham gia. Độ dài từ 15 đến 30 phút là lý tưởng. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải giữ chúng đều đặn, hàng tuần hoặc hai tuần một lần, để đảm bảo bạn có thể phản ứng nhanh với các chướng ngại vật.

Các cuộc họp có sự tham gia của tất cả các thành viên nhóm có liên quan hoặc cấp công ty làm việc trên một OKR cụ thể. Một Huấn luyện viên OKR, người giúp điều hành cuộc họp, cũng thường tham gia. Để đảm bảo Check-in có thể được tổ chức hàng tuần, một cấu trúc nội dung cụ thể là cần thiết.

Cấu trúc này có thể được thiết lập dựa trên ba câu hỏi dành cho những người tham gia:

  • Bạn đang làm việc gì bây giờ? / Bạn đã đạt được những gì?
  • Bạn muốn làm việc gì tiếp theo?
  • Có bất kỳ thông tin chi tiết, rủi ro hoặc điều gì là trở ngại?

Lợi ích lớn của các cuộc họp Check-in

Một lợi ích hoặc lợi thế lớn, trong số những thứ khác, là thời gian phản ứng nhanh của các nhóm. Tại mỗi cuộc họp, các chủ đề hiện tại có thể được thảo luận, các vấn đề và rủi ro có thể được xác định sớm và các điều chỉnh có mục tiêu có thể được thực hiện đối với các quy trình hoặc soạn thảo OKR.

Nhờ cấu trúc rõ ràng và khung thời gian hạn chế, tất cả những người tham gia có thể tập trung vào các chủ đề quan trọng trong ngày và có thể tiếp cận chúng một cách đơn giản và dễ hiểu. Bằng cách này, tất cả những người liên quan đều có trách nhiệm truyền đạt rõ ràng về tiến độ và quy trình làm việc của họ. Đổi lại, điều này làm tăng trách nhiệm của những người khác trong nhóm đối với các dự án của riêng họ.

Một ưu điểm lớn khác của Check-in là Framework OKR đang được sử dụng ở cấp độ nào không quan trọng. Cho dù trong các nhóm vận hành hay ở cấp quản lý cao nhất — OKR có thể được phát triển và Check-in được tiến hành ở tất cả các cấp.

Nói chung, Check-in mang lại khá nhiều lợi thế. Bao gồm:

  • Khả năng áp dụng OKR ở tất cả các cấp công ty
  • Thời gian phản ứng nhanh trong nhóm
  • Xác định sớm các vấn đề và trở ngại
  • Tăng cường tập trung vào các chủ đề quan trọng nhất
  • Nâng cao trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm‍
 

Đối với những người đã từng làm việc với các cuộc họp Scrum hoặc cấu trúc công việc tương tự, các cuộc họp ngắn đề cập đến tiến độ trung gian có vẻ quen thuộc. Chúng thường quen thuộc với Check-in được sử dụng với OKR, giúp chúng dễ dàng tích hợp vào các quy trình cuộc họp hiện có hoặc thậm chí thay thế chúng hoàn toàn.

Nhận biết các vấn đề với Check-in

Chỉ khi các OKR được xác định và các Sáng kiến cá nhân liên tục được đưa vào thử nghiệm thì động lực của nhân viên mới có thể duy trì ở mức cao và việc thực thi chiến lược luôn được thiết kế một cách hiệu quả.

Trong quy trình Check-in, các biện pháp được xác định dựa trên OKR có thể đạt được hiệu quả mong muốn. Nếu không, chúng có thể được điều chỉnh hoặc xây dựng lại. Ví dụ, nếu điều này không được thực hiện và chúng được kiểm soát lần đầu tiên vào cuối quý, thì có thể chúng đã không dẫn đến kết quả như dự kiến ban đầu khi công việc mới bắt đầu.

Không chỉ không đạt được mục tiêu, động lực của các thành viên trong nhóm cũng có thể bị ảnh hưởng khi họ nhận ra công việc của họ không đóng góp bất kỳ giá trị gia tăng nào cho chiến lược công ty.

Khi bạn bắt đầu xem xét kỹ hơn về Check-in, bạn sẽ thấy rõ chúng có thể mang lại bao nhiêu giá trị cho toàn bộ quá trình thực thi chiến lược của bạn.

Các lỗi thường mắc phải với OKR và Check-in

Tất nhiên, làm việc với OKR không chỉ mang lại thành công. Giao nhầm người cho một nhiệm vụ hoặc phân bổ công việc dưới mức tối ưu có thể dẫn đến sai sót và nên tránh.

Những sai lầm phổ biến nhất bao gồm:

  1. Suy nghĩ rằng Check-in trong Chu kỳ OKR là không cần thiết. Điều này có thể là do quan niệm sai lầm rằng các Sáng kiến đã xác định sẽ luôn được ghi nhớ và chúng đã được xác định rõ ràng đến mức không cần thực hiện thêm bất kỳ hành động nào. Check-in đặc biệt hữu ích cho các nhóm chưa từng có kinh nghiệm làm việc với FrameworkHọ có thể giúp bạn kiểm tra kỹ lưỡng bản thân và tất cả các quyết định của bạn.
  2. Dành các khoảng thời gian bổ sung cho Check-in mặc dù các cuộc họp hàng tuần vẫn được tổ chức. Check-in OKR có thể dễ dàng được tích hợp vào các cấu trúc cuộc họp hiện có. Bằng cách này, công việc bổ sung và thời gian tập trung không bị hy sinh. Như đã đề cập, OKR luôn tìm kiếm những khả năng triển khai thông minh nhất. Điều này bao gồm việc tích hợp chúng vào các quy trình làm việc hiện có.
  3. Duy trì tư duy rằng làm việc với OKR là công việc bổ sung trong quản lý dự án. Trong trường hợp này, có khả năng là có quá nhiều sáng kiến đã được tạo ra cho các Kết quả chính đã xác định và dẫn đến khối lượng công việc tăng lên. Những suy nghĩ này có thể được thảo luận trong các lần Check-in thông thường để nhóm và Huấn luyện viên OKR tương ứng có thể nhanh chóng giải quyết vấn đề.
  4. Check-in được sử dụng làm cuộc họp báo cáo thay vì người giải quyết vấn đề. Không có gì lạ khi trong suốt chu kỳ, các cuộc họp chỉ được sử dụng để báo cáo dữ liệu hiện tại và các cuộc thảo luận vẫn còn hời hợt. Loại cập nhật này gây lãng phí thời gian và ít giá trị và nên diễn ra trước khi Check-in bắt đầu. Khi làm như vậy, mọi người tham gia có thể cập nhật dữ liệu hiện tại của họ và tự cập nhật thông tin của những người khác. Bản thân Check-in nên được sử dụng để xác định và loại bỏ các vấn đề hoặc thách thức cũng như chia sẻ kiến thức.

Ba bước để Check-in hoàn hảo

Giờ đây, chúng tôi đã cung cấp tất cả thông tin cần thiết về lợi ích và tầm quan trọng của Check-in đối với việc thực thi chiến lược của bạn, câu hỏi duy nhất còn lại là đi sâu vào cách bạn có thể chuẩn bị Check-in thường xuyên cho tổ chức của mình. Ba bước sau đây là cần thiết. 

Bước 1: Xác định thông số cuộc họp

Trong bước đầu tiên, điều quan trọng là thiết lập các yếu tố cơ bản cho cuộc họp của bạn. Ai sẽ tham gia Check-in? Trao đổi giữa các cấp độ hoặc các nhóm khác nhau có cần thiết không? Hay đó chỉ là một cuộc họp nhóm nội bộ thuần túy?

Việc xác định điều gì sẽ được nói trong các cuộc họp cũng rất quan trọng. Check-in của bạn sẽ tập trung vào OKR nào? Và những chủ đề nào — chẳng hạn như học tập, công cụ chặn, các quyết định quan trọng và vấn đề vận hành — nên được thảo luận trong cuộc họp?

Cuối cùng, việc Check-in nên diễn ra khi nào? Nó sẽ được kết hợp với một cuộc họp hiện có khác để tiết kiệm thời gian hay phù hợp với nhịp điệu Sprint nội bộ? Tại thời điểm này, có nhiều lựa chọn khác nhau. Quan trọng nhất là các cuộc họp không được coi là công việc bổ sung hoặc công cụ chặn.

Bước 2: Chuẩn bị cuộc họp

Khi bạn đã xác định các tham số cuộc họp, bạn đã hoàn thành rất nhiều nhiệm vụ quan trọng. Trong bước thứ hai, phần thông tin cần thiết nhất được thêm vào. Đã đến lúc xác định OKR nào sẽ được thảo luận. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào những chi tiết quan trọng nhất và tránh kéo dài cuộc họp một cách giả tạo.

Bước 3: Tiến hành cuộc họp

Một khi bạn đã chuẩn bị cuộc họp, đã đến lúc tổ chức nó. Quản lý thời gian có thể được điều chỉnh dựa trên việc công ty của bạn lớn hay nhỏ. Đối với các Check-in lớn hơn với nhiều người tham gia hơn, bạn có thể cho mỗi người một khoảng thời gian để trình bày đóng góp của họ. Đối với các cuộc họp nhỏ hơn, bạn có thể nhảy ngay vào các mục tiêu đã xác định. Dù bằng cách nào, hãy đảm bảo tập trung vào các mục tiêu bạn đã đặt trước. Bằng cách này, bạn sẽ không vượt quá giới hạn thời gian.

  • Điều gì đã xảy ra trong hoạt động?
  • Những gì đã thay đổi?
  • Tiến độ bị đình trệ ở đâu?
  • Rủi ro và rào cản ở đâu? Làm thế nào chúng ta có thể loại bỏ chúng?
  • Có những bài học nào để chia sẻ?

Đây là những câu hỏi sẽ giúp bạn và ban quản lý Check-in của bạn đi đúng hướng. Khi nói chuyện với các thành viên trong nhóm, hãy chú ý đến vị trí hiện tại của nhóm. Quan điểm bên ngoài về các chủ đề được thảo luận có thể giúp xác định mục tiêu, thách thức và vấn đề tồn tại ở đâu.

Mọi cập nhật đối với OKR phải luôn được tiến hành cùng với nhóm. Ghi lại tất cả thông tin và quyết định, đồng thời xác định trách nhiệm mới dựa trên thông tin chi tiết mới từ Check-in.‍

 

‍

OKR và tác động tích cực của chúng đối với việc thực thi chiến lược

Như bạn thấy, OKR có thể có tác động to lớn đến tổ chức của bạn và việc thực hiện chiến lược của công ty bạn. Tuy nhiên, để OKR thành công, chỉ giới thiệu framework và sau đó để nhân viên của bạn tự lo liệu là chưa đủ. Làm việc với OKR là một quá trình lặp đi lặp lại — đối với bạn với tư cách là người lãnh đạo và đối với mọi thành viên nhóm trong tổ chức của bạn. Các chủ đề dường như nhỏ, chẳng hạn như Check-in trong 15 phút, có thể có tác động rất lớn đến sự thành công trong việc đạt được mục tiêu của nhóm bạn. Đó là lý do tại sao Check-in cần được chú ý nhiều như việc xác định Mục tiêu hoặc công việc hàng ngày đối với các Sáng kiến.

Nếu bạn nhận ra giá trị của những lần Check-in thường xuyên, chúng có thể là một đòn bẩy mạnh mẽ cho bạn và do đó, là một công cụ có giá trị để thực hiện chiến lược thành công.

Check-in: Câu hỏi thường gặp

Check-in khi làm việc với OKR là gì?

‍Các cuộc họp Check-in diễn ra trong thời gian ngắn, các cuộc họp kéo dài từ 15 đến 30 phút được tổ chức trong nhóm. Tốt nhất, các cuộc họp này được tiến hành đều đặn, trong khoảng thời gian ngắn để phản ứng với bất kỳ vấn đề hoặc thay đổi nào trong quy trình. Tất cả các thành viên nhóm có liên quan cũng như Huấn luyện viên OKR, người sẽ giúp tiến hành cuộc họp, nên tham gia.

Check-in có thể mang lại những lợi ích gì cho công ty của tôi?

‍Nhờ khoảng thời gian ngắn giữa các lần Check-in, tất cả các thành viên trong nhóm có cơ hội phản ứng nhanh với bất kỳ thay đổi nào và do đó, liên tục duy trì năng suất ở mức cao. Ngoài ra, vì các cuộc họp diễn ra rất ngắn nên nhóm có thể tập trung vào những điều quan trọng nhất. Tất cả những người tham gia được dạy cách ưu tiên và nhận ra những khía cạnh quan trọng nhất trong công việc của chính họ.

Những sai lầm phổ biến nhất khi nói đến OKR và Check-in là gì?

‍Một sai lầm phổ biến là suy nghĩ rằng Check-in trong Chu kỳ OKR là không cần thiết. Điều này có thể là do quan niệm sai lầm rằng, trong thời gian họp ngắn, không thể quyết định được điều gì quan trọng hoặc tất cả các OKR quan trọng sẽ luôn được ghi nhớ và không cần thực hiện thêm hành động nào cho đến khi kết thúc khung thời gian nhất định. Nhưng điều quan trọng là phải luôn theo dõi những điều này vì những hiểu biết mới thu được trong suốt quá trình có thể có tác động đến các Mục tiêu và Kết quả chính đã xác định. Cũng phổ biến là các khoảng thời gian mới bị chặn đối với Check-in mặc dù chúng đủ ngắn để dễ dàng tích hợp vào cấu trúc cuộc họp hiện có. Quá tải các sáng kiến cũng là một sai lầm phổ biến. Điều này có thể khiến khối lượng công việc của OKR tăng lên, điều này sẽ trái ngược với những gì họ thực sự đạt được. Cuối cùng,

Làm cách nào để chuẩn bị buổi Check-in hoàn hảo?

‍Có 3 bước cần thiết khi tạo cuộc họp Check-in tối ưu. Đầu tiên là xác định các thông số của cuộc họp, bao gồm ai nên tham gia, chủ đề nào sẽ được thảo luận và thời điểm diễn ra cuộc họp. Bước thứ hai là quyết định OKR nào sẽ được thảo luận để tập trung vào các chủ đề quan trọng nhất. Bước thứ ba là tiến hành cuộc họp, trong đó tất cả những người tham gia đều được lắng nghe, thông tin chi tiết được ghi lại và các thay đổi đối với OKR được thực hiện cùng nhau. Chiến lược tổng thể của công ty đã sẵn sàng và tất cả nhân viên của tổ chức đã sẵn sàng thực hiện chiến lược đó. Có một số cách để làm như vậy, bao gồm cả framework thiết lập mục tiêu OKR. Một yếu tố chiếm ít thời gian khi làm việc với OKR, nhưng lại quan trọng hơn tất cả, đó là việc triển khai Check-in thường xuyên.

Nguồn:

  • Workpath: https://www.workpath.com/magazine/okr-check-in-meeting