Vậy là bạn đã hoàn thành tất cả công việc chuẩn bị, xác thực với các bên liên quan khác nhau và được bật đèn xanh — OKR hàng quý của bạn đã sẵn sàng hoạt động chưa?

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ phác thảo một cấu trúc hội thảo đơn giản để tạo ra những Sáng kiến hay ý tưởng ban đầu cho OKRs mới được viết.

Mục tiêu và Kết quả then chốt (OKR) là một framework để xác định và theo dõi các mục tiêu cũng như kết quả của chúng. Nếu bạn đã viết OKR, chắc chắn bạn cũng đã có một số ý tưởng về cách bạn có thể đạt được chúng.

Nhưng bài tập động não đơn giản này sẽ không chỉ xuất hiện nhiều sáng kiến khác nhau hơn mà còn mang đến cơ hội tuyệt vời để thu hút cả nhóm tham gia và đầu tư vào chiến lược sản phẩm sắp tới

Tùy thuộc vào kinh nghiệm của bạn với nhóm của mình, mức độ sẵn sàng đặt bút ký của họ cũng như mức độ quen thuộc của họ với nhau và sản phẩm, bạn cũng có thể muốn chuẩn bị trước tất cả các bước này bằng một công cụ phá băng. 

Phát triển Sáng kiến OKR qua phiên Brainstorming
Phát triển Sáng kiến OKR qua phiên Brainstorming

Phiên Động não OKR này bao gồm: 

  1. Lên lịch phiên họp.
  2. Chuẩn bị phòng họp.
  3. Giới thiệu không gian vấn đề.
  4. Kết xuất Ý tưởng.
  5. Hiện tại và phân cụm.
  6. Bỏ phiếu cho các ý tưởng.
  7. Ma trận Ưu tiên.
  8. Phỏng vấn các bên liên quan.
  9. Cái gì tiếp theo? 

 

#1. Lên lịch phiên họp

Nếu bạn và đồng nghiệp của mình ở cùng địa điểm, hãy đảm bảo đặt phòng có bảng trắng hoặc khoảng trống trên tường để sắp xếp các ghi chú sau đó.

Tôi nhận thấy 2 giờ cho phiên động não này, với một khoảng nghỉ ngắn ở giữa, là thời gian thích hợp cho một buổi brainstorming. Nhưng bạn cũng có thể hoàn thành tất cả các bước này trong 1 giờ nếu bạn sẵn sàng

 

👉 Mẹo chuyên nghiệp! Cố gắng thực hiện phiên họp này vào buổi sáng. Đừng đặt nó ngay sau bữa trưa

Vì vậy, mọi người đều có những kỳ vọng rõ ràng và chuẩn bị sẵn sàng, trong thư mời họp, hãy đảm bảo nêu rõ:

  • Mục tiêu và Kết quả then chốt (OKR)
  • Một phác thảo sơ bộ của không gian vấn đề
  • Tổng quan về những gì phiên họp sẽ đòi hỏi (một chương trình nghị sự)

Nếu bạn đang thực hiện các phiên động não về OKR mỗi quý, thì không nên biến nó thành một vị trí định kỳ.

 

#2. Chuẩn bị phòng họp

Nếu bạn đang làm việc này từ xa, bạn có thể muốn sử dụng công cụ viết bảng trắng như InVision’s Freehand hoặc Figma.

Trong một không gian vật lý, hãy mang theo nhiều bài đăng, ảnh động và dấu chấm biểu quyết

Để đảm bảo mọi người đều cảm thấy thoải mái và vui vẻ trong buổi họp này, bạn cũng có thể muốn mang theo một số đồ ăn nhẹ và nước giải khát.

👉 Mẹo chuyên nghiệp! Nếu có thể, hãy hít thở không khí trong lành vào phòng trước.

 

#3. Giới thiệu không gian vấn đề

Dành khoảng ~10 phút hoặc lâu hơn để trình bày kịch bản và không gian vấn đề.

Những gì có thể siêu rõ ràng đối với bạn có thể là thông tin mới cho những người khác trong nhóm.

Giới thiệu OKR. Mô tả ý nghĩa của nó một cách chi tiết và chứng minh kết quả chính được đo lường như thế nào.

Tinh chỉnh OKR cùng nhau một cách nhanh chóng nếu cần thiết. Mọi người nên rõ ràng về điều chính xác mà chúng tôi đang đo lường ở đây.

Thể hiện không gian vấn đề và hiển thị trong thời gian thực những lĩnh vực nào của sản phẩm có thể có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chính của chúng tôi. Luồng người dùng liên quan ở đây là gì?

👉 Mẹo chuyên nghiệp! Tạo một số trang chiếu rõ ràng, giàu thông tin để trình bày trước nhóm và nếu có thể, hãy để một trang chiếu trên màn hình với OKR được viết ra để mọi người có thể nhìn thấy nó trong khi họ viết ra ý tưởng của mình trong bước tiếp theo.

 

#4. Kết xuất Ý tưởng

Bây giờ đã rõ không gian có vấn đề là gì, tất cả chúng ta sẽ nghĩ cách giải quyết vấn đề đó.

Đã đến lúc mọi người lấy một chồng ghi chú, bút dạ đen dày và viết ra ý tưởng của mình.

Chúng tôi là một nhóm sản phẩm, vì vậy chúng tôi có thể có những ý tưởng liên quan đến tiếp thị, xây dựng thương hiệu, hỗ trợ và bán hàng, nhưng phần lớn có lẽ nên tập trung vào các bản cập nhật UX và UI cũng như các tính năng mới của sản phẩm.

Một số lời khuyên trước khi bạn bắt đầu:

  • Nhấn mạnh rằng không có ý tưởng nào là ý tưởng tồi. Chúng tôi muốn làm nổi bật tất cả những ý tưởng điên rồ, xa vời đó, vì chúng thường mang lại tiếng cười sảng khoái cho nhóm trong quá trình tập luyện và thậm chí có thể mở ra con đường cho những ý tưởng hợp lý hơn.
  • Nêu trước thời gian quy định cho giai đoạn này của hoạt động này, khoảng 10–15 phút hoặc lâu hơn thường là đủ và sử dụng đồng hồ hẹn giờ nếu bạn có.

👉 Mẹo chuyên nghiệp! Ủng hộ cho việc vẽ ý tưởng, thay vì viết chúng, vì ý tưởng trực quan dễ hiểu hơn khi nhìn thoáng qua và thường nhận được nhiều phiếu bầu nhất.

 

#5. Phân cụm ý tưởng

Sau khi hết thời gian quy định, đã đến lúc đứng dậy!

Mọi người nên đứng, túm tụm lại với nhau quanh bảng trắng để sẵn sàng trình bày và nghe tất cả các ý kiến.

Bất cứ ai cũng có thể bắt đầu bằng cách trình bày ý tưởng đầu tiên của mình. Bất cứ ai đang trình bày nên đưa ra một bản tóm tắt rất nhanh, ở cấp độ cao về ý tưởng của họ, sau đó dán ghi chú của họ lên tường.

Nếu ai có ý tưởng tương tự, họ nên thêm nó vào bức tường bên cạnh ghi chú khác ngay lập tức, để tạo thành một cụm 'chủ đề'.

👉 Mẹo chuyên nghiệp! Đừng để một người trình bày tất cả các ý tưởng của họ cùng một lúc. Đây có thể là một kẻ giết chết sự nhiệt tình thực sự đối với nhóm và những người trình bày sau đó thường sẽ có hầu hết các ý tưởng của họ đã được người khác trình bày

Tùy thuộc vào số lượng ý tưởng được tạo ra, bạn có thể cần giúp giữ cho các bài thuyết trình diễn ra nhanh chóng và quá trình phân cụm diễn ra một cách tự nhiên. Đừng ngại di chuyển các ghi chú sau đó xung quanh. Đây là thời điểm tuyệt vời để thảo luận một chút và đưa ra ý tưởng sâu hơn diễn ra một cách tự nhiên — cứ để nó diễn ra và tập trung lại nhóm nếu họ lạc đề hoặc bắt đầu đi quá sâu vào bất kỳ không gian giải pháp nào.

 

#6. Bỏ phiếu cho các ý tưởng

Sau khi mọi người đã trình bày tất cả các ghi chú sau ghi chú của họ và chúng đã được nhóm thành các chủ đề cấp cao, hãy thêm một ghi chú bổ sung phía trên mỗi cụm ghi chủ đề bằng một vài từ. Khi bạn tiếp tục, hãy đưa ra một bản tóm tắt rất ngắn gọn về từng chủ đề trước khi đến lúc bỏ phiếu.

Bây giờ là lúc để phá vỡ các dấu chấm dính để bình chọn

Tại thời điểm này, hãy nhắc lại OKR một lần nữa. Nhắc nhóm bỏ phiếu cho những ý tưởng không chỉ khiến họ phấn khích mà còn nghĩ rằng sẽ thúc đẩy kết quả chính mà chúng ta đang tìm kiếm

Thật tuyệt nếu mọi người có cùng màu chấm để bỏ phiếu và giới hạn số phiếu bầu cho mỗi người ở mức như số người trong nhóm trừ đi 1. Để tránh bỏ phiếu sai lệch, bạn cũng có thể muốn xác định rằng mỗi người chỉ có thể bỏ phiếu một lần cho mỗi ý tưởng, tức là không đặt ba phiếu bầu cho một ý tưởng.

👉 Mẹo chuyên nghiệp! Cố gắng tự dán các phiếu bầu vào các ghi chú sau đó - chúng có thể là một cơn ác mộng khi bóc các bức tường ra

 

#7. Ma trận Ưu tiên

Như hình trên, bây giờ chúng ta sẽ có một bức tường ý tưởng được sắp xếp đẹp mắt, nhóm lại thành các chủ đề và một số chủ đề chiến thắng bắt đầu lộ diện 👏👏👏

Tại thời điểm này trong phiên, bạn có thể cân nhắc việc tách nhóm và chỉ tiếp tục thảo luận với người quản lý sản phẩm, nhà thiết kế sản phẩm, giám đốc kỹ thuật và các bên liên quan chính khác.

Việc bạn tham gia vào các bước tiếp theo tùy thuộc vào bạn, nhưng việc giảm bớt cuộc trò chuyện với nhóm khám phá cốt lõi vào thời điểm này có thể hữu ích khi chúng ta đi sâu vào hoạt động kinh doanh, khả năng sử dụng và khả năng tồn tại về mặt kỹ thuật của từng chủ đề.

Bây giờ chúng ta sẽ vẽ từng chủ đề được bình chọn trên một ma trận hai trục, như hình bên dưới.

Trục x là nỗ lực hoặc độ phức tạp. Từ thấp đến cao, ý tưởng này phức tạp đến mức nào? Nó có liên quan đến nhiều bộ phận chuyển động hoặc các bên liên quan không?

Trục y là giá trị tiềm năng. Nếu chúng tôi cung cấp điều này cho người dùng của mình, điều này có thể ảnh hưởng đến kết quả chính của chúng tôi ở mức độ nào?

Những ý tưởng có giá trị cao, độ phức tạp cao là sự đánh cược lớn của chúng tôi 🚀. Theo một cách nào đó, chúng là những rủi ro. Nhưng cần phải giải quyết để mang lại sự thay đổi và thành công đáng kể cho sản phẩm.

Ý tưởng có giá trị cao, độ phức tạp thấp là chiến thắng nhanh chóng. Đây có thể là những chỉnh sửa nhỏ đối với sản phẩm và có thể hoàn thành khá nhanh. Việc cân bằng những chiến thắng nhanh chóng này với các vụ cá cược lớn sẽ tạo ra một lượng tồn đọng ổn định cho các dự án quy mô nhỏ hơn và quy mô lớn hơn.

Nếu một ý tưởng có giá trị thấp, nhưng rất phức tạp - đừng đến đó. Nó không xứng đáng với thời gian của bạn

Và các ý tưởng có giá trị thấp, độ phức tạp thấp không nên được ưu tiên tập trung vào, nhưng có thể là các hạng mục tồn đọng được sử dụng làm chất bổ sung, nhiệm vụ giới thiệu, bài tập học tập, v.v.

Sau bài tập này, cần làm rõ sáng kiến nào là đặt cược lớn, chiến thắng nhanh chóng và không thể bỏ qua (như hình trên).

 

#8. Phỏng vấn các bên liên quan

Nếu các bên liên quan quan trọng khác không tham gia phiên họp, thì bây giờ là thời điểm tốt để cập nhật cho họ về tiến trình của bạn và thu thập phản hồi. Chắc chắn họ sẽ có thể cho bạn những lời khuyên có giá trị liên quan đến ma trận ưu tiên của bạn. Sự rõ ràng về các sáng kiến cấp cao của bạn trong quý cũng sẽ giúp điều chỉnh bản đồ lộ trình

Sử dụng ma trận này và kết quả của cuộc thảo luận này, giờ đây việc thu hút sự đồng ý từ các bên liên quan và nhà quản lý khác sẽ dễ dàng hơn.

Và hy vọng rằng, nhóm sứ mệnh cũng có ý thức rõ ràng hơn về những gì phía trước họ trong quý này và có thể thấy một số ý tưởng của riêng họ trong chiến lược sản phẩm.

 

#9. Cái gì tiếp theo?

Bây giờ bạn có một bức tường đầy ý tưởng và chúng đã được nhóm thành các chủ đề cấp cao. Những chủ đề đó đã được bình chọn, thảo luận và ưu tiên. Bạn đã nhận được sự ủng hộ từ các bên liên quan và mọi thứ đều tuyệt vời.

Mỗi nhóm nhiệm vụ đều khác nhau, nhưng nói chung, giờ đây, nhóm khám phá phải bắt tay vào thực hiện, thu hút các bên liên quan khác nhau (chẳng hạn như kỹ sư) để có thêm ý tưởng về từng điểm và tạo công việc tồn đọng cho mỗi lần chạy nước rút.

Làm thế nào để bạn điều hành các buổi lên ý tưởng và động não với nhóm của mình? Chúng tôi chân thành lắng nghe chia sẻ cách của bạn tại phần bình luận phía dưới.

Nguồn:

  • Medium