OKR Alignment: 6 bước để Liên kết mục tiêu trong tổ chức

Những gì tạo nên sự tương quan mạnh mẽ giữa OKR và sự đạt được của các mục tiêu, nhóm và tổ chức? Tại sao việc liên kết OKR lại có sự quan trọng đối với sự thành công của bạn? Khám phá về OKR Alignment và tầm quan trọng của nó trong việc tạo nên sự hợp nhất và hiệu quả trong quá trình triển khai OKR của tổ chức.

Như chúng ta đã thấy, OKR không chỉ là những chỉ số cụ thể, mà chúng thể hiện sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức. Tuy nhiên, việc đạt được mục tiêu không chỉ liên quan đến việc xác định chúng, mà còn cần sự liên kết, sự gắn kết và sự phối hợp trong toàn bộ công ty. Đây là vì sao OKR Alignment trở thành yếu tố quan trọng nhất trong việc tạo nên sự đồng thuận và hiệu quả.

Trong bài viết này, Seothetop giới thiệu 6 bước để thực hiện việc liên kết OKR trong tổ chức của bạn. Chúng tôi sẽ bắt đầu với những bước căn bản, sau đó tiến xa hơn để duy trì sự thống nhất trong suốt quá trình triển khai OKR của bạn.  

Mục lục:

ORK Alignment là gì?

• Mức độ OKR
• Căn chỉnh (Aligning), Xếp tầng (Cascading), Liên kết (Linking)
• Cấu trúc Căn chỉnh OKR cơ bản

Tại sao việc Liên kết OKR lại quan trọng đối với các mục tiêu của nhân viên, nhóm và tổ chức?

Làm cách nào để Thực hiện Liên kết mục tiêu OKR trong toàn tổ chức?

1. Cấp Lãnh đạo cần phải có cái nhìn rõ ràng về Mục tiêu của công ty
2. Ưu tiên các Mục tiêu
3. Lập một kế hoạch chiến lược
4. Communicate: Truyền đạt Mục tiêu của công ty
5. Thiết lập Check-in hàng tuần
6. Review & Feedback: Đánh giá kịp thời và tạo vòng phản hồi

Ví dụ minh họa về Sự liên kết Mục tiêu giữa các cấp trong công ty

Các phương pháp hay nhất để duy trì sự thống nhất OKR trong toàn công ty

Những thách thức khi Liên kết mục tiêu cần đối mặt

ORK Alignment là gì?

OKR Alignment (liên kết mục tiêu trong OKR) là quá trình đảm bảo rằng các Mục tiêu và Kết quả chính (Key Results) của mỗi cá nhân, nhóm hoặc bộ phận trong tổ chức liên quan chặt chẽ và hỗ trợ mục tiêu chung của tổ chức. Mục tiêu của việc Liên kết mục tiêu là tạo ra sự phối hợp và tập trung đối với các hoạt động và nhiệm vụ quan trọng nhất để đạt được mục tiêu toàn cầu của tổ chức.

Quá trình OKR Alignment thường bắt đầu từ cấp cao nhất của tổ chức, như tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Từ đó, các mục tiêu cụ thể và Kết quả chính được xác định ở các cấp bên dưới, đảm bảo rằng chúng hỗ trợ và đóng góp vào mục tiêu toàn cầu.

Sự liên kết trong OKR giúp tránh tình trạng mục tiêu không liên quan hoặc trái ngược nhau, đồng thời tạo ra sự hiểu biết chung về hướng đi và ưu tiên. Điều này tạo ra một môi trường làm việc hợp tác và tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất, đồng thời giúp đảm bảo rằng các nỗ lực cá nhân và nhóm đóng góp vào sự thành công chung của tổ chức.

Mô hình liên kết mục tiêu OKR

Mức độ OKR

Trước khi bắt đầu tạo ra những OKR xuất sắc cho mình, bạn nên hiểu rõ cấu trúc của việc liên kết OKR mà bạn muốn thiết lập. OKR có thể được áp dụng ở bốn cấp độ khác nhau, bao gồm Công ty, Phòng ban, Nhóm và Cá nhân.

Khi mới bắt đầu, bạn có thể giữ mọi thứ đơn giản bằng cách tập trung vào cấp độ Công ty và Nhóm. Sau khi mọi người cảm thấy thoải mái với phương pháp này và hiểu rõ hơn về việc họ đang tham gia, bạn có thể bổ sung OKR cá nhân.

Các doanh nghiệp lớn có thể hưởng lợi bằng cách thêm Cấp Phòng ban vào cấu trúc. Cấp này sẽ giúp xác định ưu tiên cho các tập thể nhóm. Tuy nhiên, bạn cần xem xét việc sử dụng cấp độ này chỉ khi có một công ty quy mô lớn với nhiều nhóm khác nhau. 

Căn chỉnh (Aligning), Xếp tầng (Cascading), Liên kết (Linking)

Như đã đề cập, mục tiêu của việc liên kết là đồng thuận các mục tiêu trong công ty của bạn. Tuy nhiên, có nhiều thuật ngữ khác nhau cũng có mục tiêu tương tự. Hai khái niệm phổ biến nhất bạn có thể gặp là liên kết và xếp tầng. Như vậy, điểm khác biệt chính là gì? Làm thế nào để thực hiện việc tạo cấu trúc liên kết OKR một cách hiệu quả?

Việc xếp tầng tập trung chủ yếu vào việc thụ động tiếp cận từ trên xuống. Nó thường liên quan đến cách quản lý truyền thống. Trong khi đó, sự liên kết là một khái niệm liên quan và thực chất nó là quá trình kết nối trực tiếp các Mục tiêu ở các cấp độ khác nhau.

Tuy liên kết thường được sử dụng trong quá trình căn chỉnh OKR, nhưng không nhất thiết phải có sự liên kết. Tương tự, mục tiêu xếp tầng là một hình thức của việc liên kết, nhưng không phải là cách duy nhất để thực hiện liên kết.

Cấu trúc Căn chỉnh OKR cơ bản

Việc sắp xếp công ty của bạn có thể diễn ra theo hai cách, từ hai hướng khác nhau: Từ trên xuống và từ dưới lên. Top-down là khi các Mục tiêu được giao bởi các nhà lãnh đạo cấp cao và điều hành từ trên xuống. Mặt khác, từ dưới lên (Bottom-up) là nơi nhân viên được yêu cầu đưa ra các đề xuất của riêng họ cho các hoạt động của quý tiếp theo. 

Tại sao việc Liên kết OKR lại quan trọng đối với các mục tiêu của nhân viên, nhóm và tổ chức?

Một công ty có mục tiêu, mục đích và kế hoạch hành động rõ ràng sẽ có một khởi đầu tốt đẹp. Nhưng nếu mục tiêu, mục tiêu không rõ ràng ở cấp độ phòng ban, nhóm hay cá nhân thì kết quả sẽ không được như mong đợi. 

Để đạt được các mục tiêu và mục đích đã đề ra, mọi người, ở mọi cấp độ trong công ty, phải biết và hiểu chúng.

OKR Alignment (liên kết mục tiêu) mang ý nghĩa rất quan trọng trong việc đảm bảo sự hướng dẫn, phối hợp và hiệu suất cao trong tổ chức.

Dưới đây là ý nghĩa của OKR Alignment:

1. Tạo sự hướng dẫn chung: OKR Alignment giúp định hình một hướng đi chung cho toàn bộ tổ chức. Nó đảm bảo rằng mỗi cá nhân, nhóm và bộ phận đều đóng góp vào mục tiêu toàn cầu và hướng đến mục tiêu chung.
2. Phối hợp và hợp tác: Khi mục tiêu và Kết quả chính của các cá nhân và nhóm được liên kết với nhau, sự phối hợp và hợp tác tự nhiên tăng lên. Mọi người làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung, tạo nên một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ.
3. Tăng cường hiệu suất: OKR Alignment tạo sự tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất. Điều này giúp tăng cường hiệu suất tổng thể bằng cách đảm bảo rằng nguồn lực và nỗ lực được ưu tiên vào các hoạt động có tác động lớn đến thành tựu chung.
4. Tránh xung đột và lãng phí: Liên kết mục tiêu giúp tránh tình trạng mục tiêu không nhất quán hoặc trái ngược. Điều này giúp tránh xung đột giữa các hoạt động và nguồn lực, đồng thời tránh lãng phí tài nguyên.
5. Tạo động lực cá nhân: Khi mục tiêu của từng cá nhân và nhóm đóng góp vào mục tiêu toàn cầu của tổ chức, người lao động cảm thấy có ý nghĩa và đóng góp của họ được coi trọng. Điều này tạo động lực để họ làm việc hết mình để đạt được kết quả.
6. Dễ dàng thích nghi: OKR Alignment giúp tổ chức dễ dàng thích nghi với sự biến đổi. Các mục tiêu có thể được điều chỉnh dựa trên thay đổi trong môi trường kinh doanh, giúp tổ chức vẫn đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả.
7. Xây dựng văn hóa và định danh: OKR Alignment giúp xây dựng một văn hóa làm việc chung và định danh tổ chức. Mọi người đều đóng góp vào mục tiêu chung và cảm nhận sự gắn kết với tầm nhìn và sứ mệnh của tổ chức.

OKR Liên kết hay căn chỉnh mục tiêu

Làm cách nào để Thực hiện Liên kết mục tiêu OKR trong toàn tổ chức?

1. Cấp Lãnh đạo cần phải có cái nhìn rõ ràng về Mục tiêu của công ty.

Các nhà lãnh đạo cấp cao nên cùng nhau hoàn thiện việc khái niệm hóa tầm nhìn tương lai của công ty, tức là các mục tiêu. Họ cần xác định một danh sách các hoạt động cụ thể mà cần thực hiện để biến tầm nhìn thành hiện thực - những mục tiêu quan trọng nhất. Các mục tiêu này cần được thiết lập sao cho thách thức nhưng vẫn khả thi, ngắn gọn và truyền cảm hứng. Các mục tiêu mơ hồ sẽ chỉ mang lại kết quả chứ không thể định hướng bạn đến điều gì cần đạt được.

2. Ưu tiên các Mục tiêu.

Thứ tự thực hiện cũng quan trọng như chính việc thực hiện. Vì vậy, khi bạn có danh sách các mục tiêu, hãy tự hỏi bản thân: 'Mục tiêu quan trọng nhất trong số này là gì?' và sắp xếp lại danh sách các mục tiêu theo nó.

3. Lập một kế hoạch chiến lược.

Sau khi hoàn thành danh sách mục tiêu cuối cùng, bước tiếp theo là truyền đạt nó đến các bộ phận, nhóm và cá nhân. Trước khi thực hiện điều này, cần nhận thức về việc mọi người thường không có đủ kiên nhẫn để theo dõi thông tin dày đặc.

Để đảm bảo công lực của ban lãnh đạo cao nhất không bị lãng phí, một cách tốt là cung cấp một kế hoạch chiến lược tóm gọn trên một trang bao gồm các giá trị cốt lõi, mục đích, mục tiêu kinh doanh, mục tiêu cụ thể, hành động và trách nhiệm. Hoặc bạn có thể sử dụng phần mềm chuyên nghiệp để thực hiện việc này một cách hiệu quả. 

4. Communicate: Truyền đạt Mục tiêu của công ty.

Khi kế hoạch chiến lược đã được xác định, đến phần truyền đạt nội dung kế hoạch cho ban lãnh đạo cấp cao và cấp trung. Họ cần nắm rõ những mục tiêu này để có thể chuyển tiếp chúng đến các bộ phận, nhóm và cá nhân khác.

Lưu ý: Cách giao tiếp phải thống nhất theo cả chiều dọc, chiều ngang và chiều chéo của công ty để đảm bảo mọi người đều hiểu và hướng tới cùng một mục tiêu. 

5. Thiết lập Check-in hàng tuần.

Để liên kết các nhóm với mục tiêu của công ty, các quản lý cần thường xuyên kết nối với những người báo cáo trực tiếp để theo dõi tiến độ, thảo luận về mục tiêu và cách điều chỉnh mục tiêu cá nhân để phù hợp với mục tiêu của công ty.

Việc thường xuyên và liên tục giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và cảm giác họ đang tiến đến gần hơn với chúng. Điều này cũng giảm nguy cơ các nhân viên, nhóm và bộ phận lạc hướng khỏi mục tiêu đã đặt ra. 

6. Review & Feedback: Đánh giá kịp thời và tạo vòng phản hồi

Thiết lập đánh giá hàng tháng hoặc hàng quý tùy thuộc vào những gì phù hợp với công ty của bạn. Những đánh giá này sẽ giúp phát hiện những thứ không hoạt động sớm. Nó sẽ ngăn cản các đội và cá nhân đi chệch hướng. Ngoài ra, người quản lý nên thường xuyên cung cấp và tìm kiếm phản hồi từ những người báo cáo trực tiếp của họ trong quá trình đăng ký.
 

Các Dạng Căn chỉnh trong OKR: Liên kết Công ty

Sự liên kết trong tổ chức đề cập đến sự đồng thuận giữa nhân viên, sản phẩm và quy trình để hướng tới một mục tiêu chung. Thành công trong việc kết hợp các yếu tố này ở mức độ tổ chức là mục tiêu mà nhiều doanh nghiệp đang theo đuổi, nhằm nâng cao năng suất và lợi nhuận, và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Có ba loại căn chỉnh chính:

1. Căn chỉnh ngang

Loại căn chỉnh này tập trung vào sự phụ thuộc và phân bổ năng lực giữa các nhóm riêng lẻ. Quan trọng là nhận ra mối liên hệ giữa các mục tiêu khác nhau của các nhóm và xác định tương đồng, trùng lặp hoặc sự phụ thuộc giữa chúng. Dựa trên những hiểu biết này, có thể ưu tiên năng lực, giúp tránh tình trạng tắc nghẽn trong quá trình thực hiện.

2. Căn chỉnh dọc

Loại căn chỉnh này tập trung vào việc phối hợp các mục tiêu giữa các cấp độ phân cấp khác nhau và cách chúng có thể hỗ trợ lẫn nhau. Nếu các nhóm không xem xét cách họ có thể đóng góp cho mục tiêu của cấp cao hơn, tổ chức sẽ khó có thể đạt được sự liên kết. Điều này có thể dẫn đến việc không đạt được mục tiêu hoặc không đạt được chúng theo kế hoạch. Nó cũng có thể cản trở việc thực hiện các chiến lược đã định.

3. Căn chỉnh chiến lược

Căn chỉnh chiến lược tạo sự kết nối giữa việc phát triển và thực thi chiến lược. Mặc dù đây là nơi xuất hiện nhiều thách thức, nhưng đồng thời cũng là nơi có tiềm năng lớn để tạo lợi thế cạnh tranh. Thông qua sự căn chỉnh chiến lược, công việc của các bộ phận và nhân viên luôn được liên kết với chiến lược tổng thể của công ty.

Việc xem xét chuỗi giá trị là rất cần thiết, đây là chuỗi mạnh nhất chỉ khi mỗi mắt xích yếu nhất của nó được củng cố. Từ tầm nhìn và chiến lược của công ty đến năng lực, nguồn lực và phương pháp quản lý, tất cả các yếu tố này cần hợp tác với nhau để tạo ra sự thành công cho tổ chức.

Ví dụ minh họa về Sự liên kết Mục tiêu giữa các cấp trong công ty

Dưới đây là một ví dụ minh họa về sự liên kết mục tiêu giữa các cấp và các phòng ban trong một công ty phát triển sản phẩm phần mềm:

Mục tiêu cấp Công ty:

• Phát triển một ứng dụng di động mới có khả năng đổi mới và thu hút người dùng, đạt được ít nhất 1 triệu tải về trong năm nay.

Mục tiêu cấp Phòng Nghiên cứu và Phát triển (R&D):

• Xây dựng một tính năng độc đáo sử dụng trí tuệ nhân tạo để tạo ra trải nghiệm người dùng tốt hơn.

Mục tiêu cấp Phòng Thiết kế Giao diện người dùng (UI/UX):

• Tối ưu hóa giao diện người dùng để tạo ra trải nghiệm thân thiện, dễ sử dụng và hấp dẫn.

Mục tiêu cấp Phòng Kiểm thử và Đảm bảo chất lượng:

• Đảm bảo tính ổn định và hiệu suất cao cho ứng dụng mới thông qua việc thực hiện kiểm thử toàn diện và kiểm tra tải.

Mục tiêu cấp Phòng Tiếp thị:

• Xây dựng chiến dịch quảng cáo trực quan để quảng bá sản phẩm, tạo ra sự tò mò và thúc đẩy việc tải ứng dụng.

Mục tiêu cấp Phòng Kinh doanh:

• Tăng doanh số bán hàng và thuê bao qua ứng dụng mới bằng cách thiết lập các chương trình khuyến mãi và kế hoạch định giá hợp lý.

Thông qua sự liên kết mục tiêu này, mục tiêu chung của công ty là phát triển ứng dụng di động mới và tạo ra sự hấp dẫn đối với người dùng. Mỗi phòng ban và cấp quản lý đều có nhiệm vụ đóng góp vào thành công này. Ví dụ: tính năng độc đáo từ R&D, giao diện người dùng hấp dẫn từ phòng Thiết kế, độ tin cậy và hiệu suất cao từ Phòng Kiểm thử, quảng cáo thu hút từ Phòng Tiếp thị, và doanh số bán hàng từ Phòng Kinh doanh.

Các phương pháp hay nhất để duy trì sự thống nhất OKR trong toàn công ty

1. Xác định lịch tổ chức cuộc họp cập nhật trạng thái nhóm sau khi mục tiêu và Kết quả chính được công bố và thực hiện. Cuộc họp có thể được tổ chức hàng tuần hoặc định kỳ hai tuần một lần, nhằm thảo luận chi tiết về tiến độ đối với các mục tiêu và Kết quả chính của công ty.
2. Xây dựng mối quan hệ tư vấn - tư vấn giữa người quản lý và nhân viên để tạo sự thoải mái và tự tin trong việc chia sẻ phản hồi. Điều này giúp tạo môi trường mở, nơi mọi người dễ dàng thảo luận và cải thiện.
3. Khuyến khích sự hợp tác giữa các nhóm có mục tiêu chun Việc này giúp quản lý thời gian hiệu quả và cùng lúc xây dựng mối quan hệ tốt hơn giữa các đội ngũ.
4. Thông báo mọi thay đổi liên quan đến mục tiêu của công ty sau khi đã được xem xét trong quý tiếp theo. Đảm bảo mọi người hiểu rõ và đồng thuận với những thay đổi này để đảm bảo sự suôn sẻ trong quá trình thực hiện.
5. Lựa chọn những công cụ thích hợp để thực hiện các mục tiêu. Điều này đảm bảo tính minh bạch ở mọi cấp độ trong tổ chức, từ đó tạo nên một môi trường tăng cường khả năng thành công.

Những thách thức khi Liên kết mục tiêu cần đối mặt

Liên kết mục tiêu trong các công ty thường đối mặt với nhiều thách thức khác nhau, và việc thiếu sự liên kết có thể gây ra nhiều vấn đề đa dạng. Dưới đây là một số thách thức thường gặp và nguyên nhân của sự thiếu liên kết:

1. Không truyền đạt chiến lược giữa các cấp bậc: Các chiến lược và mục tiêu của công ty thường không được truyền đạt một cách rõ ràng từ cấp lãnh đạo đến cấp quản lý trung ương và các nhân viên cơ sở. Sự không hiểu biết về chiến lược có thể dẫn đến việc thiếu sự đồng thuận và hướng dẫn không đúng đắn.
2. Thiếu sự tham gia của nhân viên: Khi nhân viên không tham gia vào việc đặt ra và đạt được các mục tiêu, họ có thể không cảm thấy cam kết với mục tiêu chung của công ty. Sự thiếu tham gia có thể dẫn đến hiệu suất kém và thiếu sự đồng thuận trong tổ chức.
3. Sự khác biệt giữa mục tiêu của nhóm và tổ chức: Nếu mục tiêu của các nhóm và phòng ban không phù hợp với mục tiêu tổng thể của công ty, sự không đồng thuận và xung đột có thể xảy ra. Điều này có thể làm giảm hiệu suất tổng thể của tổ chức.
4. Phân bổ vai trò không rõ ràng: Khi không có sự rõ ràng trong việc phân bổ trách nhiệm và vai trò liên quan đến việc đạt được mục tiêu, sự không hiểu biết về ai chịu trách nhiệm cho việc gì có thể dẫn đến hiệu suất kém và sự mất đồng thuận.
5. Luồng thông tin trì trệ xuyên qua ranh giới các phòng ban: Khi thông tin không chảy một cách mượt mà giữa các phòng ban, sự không rõ ràng về mục tiêu và chiến lược có thể xảy ra. Điều này làm giảm khả năng đạt được sự liên kết hiệu quả.
6. Thiếu giám sát tiến độ và điều chỉnh lộ trình: Khi không có việc theo dõi và điều chỉnh tiến độ theo hướng mục tiêu, các phòng ban và nhân viên có thể lạc hướng và không thể thích ứng với thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Những thách thức này có thể gây ra vấn đề ở nhiều cấp độ trong tổ chức. Nếu không đảm bảo sự liên kết theo chiều ngang, sự trùng lặp công việc, hiệu ứng sức mạnh tổng hợp bị mất và điểm nghẽn về năng lực có thể xảy ra. Nếu thiếu sự liên kết theo chiều dọc, không đạt được chiến lược, lãng phí tài nguyên và mất kết nối với tầm nhìn và sứ mệnh công ty là những nguy cơ tiềm tàng. 

Phần kết luận

Điều chỉnh mục tiêu của công ty đóng vai trò then chốt trong việc đạt được tăng trưởng tổng thể trong khung thời gian ước định. Hơn nữa, điều này không chỉ là một nhiệm vụ thực hiện một lần mà là một quá trình liên tục, tạo ra môi trường với hiệu suất cao, hướng tới mục tiêu. Khi các bộ phận, nhóm và cá nhân tuân thủ OKR của công ty, sự lệch hướng sẽ giảm thiểu đáng kể và chất lượng của công việc được giao sẽ tăng lên.

Nguồn tham khảo:

• Seothetop
• https://www.peoplebox.ai/blog/okr-alignment/
• https://blog.weekdone.com/okr-alignment-with-examples/
• https://www.whatmatters.com/series_entries/s3-5-okr-alignment