OKR REVIEW - Cách tiến hành Đánh giá OKR hàng quý Thành công

Khi bạn bắt đầu đặt mục tiêu bằng phương pháp OKR, bạn sẽ thấy sự cải thiện và tiến bộ với công ty hoặc một nhóm. Nhưng thành công với OKR không đồng nghĩa với tỷ lệ phần trăm đạt được của Mục tiêu. Ngay cả khi bạn đã đạt được 100% Mục tiêu của mình, điều đó vẫn có thể có nghĩa là nó khá ngẫu nhiên, hoặc bạn chỉ gặp may mắn.

Không hiểu điều gì mang lại thành công và điều gì mang lại sự hỗn loạn, thật khó để cải thiện. OKR thành công cũng là đạt được kiến thức, đổi mới và khám phá. Đôi khi OKR chỉ với 20% tiến độ có thể là OKR tốt nhất từ trước đến nay của bạn.

Vậy làm thế nào để bạn tiến hành Đánh giá toàn công ty và đánh giá quy trình OKR để thu thập kiến thức? Chúng tôi sẽ xem xét quy trình đánh giá hàng quý trên toàn công ty, cũng như tư duy mà công ty của bạn cần và những câu hỏi hay nhất để đặt ra.

“Khả năng học hỏi nhanh hơn đối thủ cạnh tranh của bạn có thể là lợi thế cạnh tranh bền vững duy nhất” - Arie de Geus

Mặc dù bài viết này tập trung vào các công ty đặt mục tiêu với OKR, nhưng về mặt lý thuyết, nó có thể hữu ích cho bất kỳ công ty nào muốn xem xét lại sau mỗi quý/năm của họ. Bạn có thể đang thiếu sự liên kết mục tiêu và số liệu mà Mục tiêu và Kết quả chính cung cấp.

Mục lục:

Quy trình OKR Review Hàng quý

1. LUÔN Tiến hành Đánh giá OKR của Nhóm (không phải Cá nhân)
2. Chuẩn bị cho bài thuyết trình/đánh giá toàn công ty.

Chuẩn bị Câu hỏi ‘ĐÚNG’ hữu ích

3. Thực hiện “thuyết trình” đánh giá hàng quý

Lưu ý cho các công ty lớn hơn

Mẹo thêm để tiến hành đánh giá OKR hàng quý thành công

Trau dồi Tư duy đúng đắn cho việc Đánh giá

1. Bạn chỉ HỌC khi bạn Sẵn sàng học
2. Có sự khác biệt rất lớn giữa Phê bình và Phản hồi mang tính xây dựng
3. Ý kiến hoặc Phản hồi không cần tuân theo thứ bậc quyền lực

Bộ Câu hỏi hướng dẫn OKR Review 

Quy trình OKR Review Hàng quý

Việc đánh giá cuối quý cũng nên diễn ra theo đúng thứ tự. Thậm chí dường như không thể chia sẻ những phát hiện ở cấp độ công ty nếu các nhóm chưa phân tích những gì cần chia sẻ.

Đối với các nhóm, quy trình đánh giá hàng tháng hoặc chuẩn bị cho đánh giá toàn công ty là như nhau. Bản thân quá trình này khá đơn giản, chỉ cần nhớ 

• Có một nền văn hóa cởi mở và trung thực nhưng tôn trọng,
• Chia sẻ phản hồi mang tính xây dựng,
• Đặt câu hỏi đúng, và
• Có các cuộc thảo luận có giá trị để bổ sung cho các câu trả lời. 

1. LUÔN Tiến hành Đánh giá OKR của Nhóm (không phải Cá nhân)

Đánh giá toàn công ty phải luôn bắt đầu bằng việc các nhóm xem xét và phân tích OKR của họ cũng như công việc đã hoàn thành. Nếu bạn chỉ tiến hành đánh giá ở cấp độ nhóm, bạn vẫn có thể làm theo quy trình tương tự. Các nhóm có thể sử dụng các câu hỏi dưới đây để hiểu những bài học quý giá nhất đã học được là gì.

Để cho mọi người có thời gian suy nghĩ và phân tích, tốt nhất là mọi người nên chuẩn bị trước các câu hỏi và đến cuộc họp đánh giá đã được chuẩn bị sẵn. 

Cuộc họp đánh giá nên có hai đầu ra:

• Báo cáo dài hơn về quá trình học tập của nhóm, ý tưởng,v. Báo cáo này dành cho nhóm, cung cấp thông tin chi tiết hơn về quá trình học hỏi
• Tổng quan ngắn gọn để trình bày với những người khác trong công ty.Đây là để đánh giá toàn công ty, vì bạn không có thời gian để chia sẻ một báo cáo dài.

2. Chuẩn bị cho bài thuyết trình/đánh giá toàn công ty

Nếu bước tiếp theo là đánh giá toàn công ty (hoặc bộ phận), thì các nhóm nên ghi nhớ rằng mọi thứ được trình bày phải dễ hiểu đối với các nhóm khác. Điều đó có nghĩa là, nếu bạn đang nói về một loại hành động nào đó giúp đạt được nhiều tiến bộ trong Kết quả chính (Key Results) của mình, hãy sẵn sàng giải thích và cung cấp thêm ngữ cảnh để người khác hiểu.

Có thể không dễ để Tiếp thị hiểu cách thức hoạt động của Bán hàng và ý nghĩa của các thuật ngữ khác nhau, v.v. Nếu mọi người không hiểu ngữ cảnh, thật khó để đảm bảo rằng họ sẽ học được bất cứ điều gì từ kinh nghiệm của bạn.

Hãy nghĩ về bài thuyết trình như kể một câu chuyện – trước khi đi vào điểm chính, có phần giới thiệu để cung cấp đủ thông tin cơ bản giúp bạn hiểu được điểm chính. 

Trước khi chia sẻ các bài học kinh nghiệm, nhóm cũng nên tổng quan về tiến trình của họ và các bước quan trọng nhất đã thực hiện để đạt được những kết quả đó.

Tóm lại, mỗi nhóm nên sẵn sàng thảo luận về 3 điểm chính trong quá trình đánh giá toàn công ty: 

Chuẩn bị Câu hỏi ‘ĐÚNG’ hữu ích

1. Nhóm/chúng ta đã làm như thế nào?Nhóm đã đạt được bao nhiêu tiến độ về Mục tiêu và Kết quả chính? Đó có phải là những thứ phù hợp để chọn không? Bên cạnh việc cho biết mức độ đạt được theo tỷ lệ phần trăm, hãy giải thích xem nhóm có hài lòng với kết quả hay không.
2. Các hành động/sáng kiến chính được thực hiện để đạt được kết quả là gì?Giới thiệu một vài trong số những cái có liên quan nhất. Đó có thể là những thứ hoạt động tốt nhất hoặc hoàn toàn thất bại.
3. Những bài học quan trọng từ OKR của quý này là gì?Chia sẻ 3-6 bài học chính. Bạn đã học được điều gì về chính quy trình OKR chưa? Nhóm nên Dừng/Bắt đầu/Tiếp tục làm gì?  

3. Thực hiện “thuyết trình” đánh giá hàng quý

Sau khi các nhóm hoàn thành phần tóm tắt của mình, đã đến lúc tổ chức một sự kiện toàn công ty để mỗi nhóm có thể trình bày những gì họ đã chuẩn bị. Dành thời gian cho các nhóm khác đặt câu hỏi và chia sẻ ý kiến/phản hồi của họ.

Sau phần trình bày, cùng nhau thảo luận xem mọi người cảm thấy thế nào về Mục tiêu của Công ty. Trọng tâm này có đúng không? Các nhóm có thấy những cải tiến trên toàn công ty không? 

Vào cuối buổi đánh giá, sẽ tốt hơn nếu Giám đốc điều hành hoặc Ban quản lý có một bài phát biểu tóm tắt. Đó phải là việc thừa nhận công việc khó khăn mà các nhóm đã thực hiện và lặp lại những bài học quan trọng nhất đã thu hút sự chú ý của họ nhất.

Nếu Ban quản lý đã có ý tưởng cho các Mục tiêu của Công ty trong quý tới thì đây cũng là thời điểm tốt để chia sẻ chúng.

Lưu ý cho các công ty lớn hơn

Nếu công ty của bạn cũng có các phòng ban và sẽ mất rất nhiều thời gian để nghe từng nhóm trình bày báo cáo của họ, thì việc tổ chức đánh giá các phòng ban sẽ phù hợp.

Mục tiêu của đánh giá bộ phận là nghe từng bài trình bày của nhóm, thảo luận và đưa ra đánh giá tổng quan có thể được trình bày trong quá trình đánh giá toàn công ty. Các điểm trình bày tương tự như những gì các đội đã làm, nó sẽ chỉ là một bản tóm tắt các phần trình bày của các đội:

1. Bộ phận đã làm những gì?Nhìn chung, các nhóm đã đạt được bao nhiêu tiến bộ với OKR của họ? Họ có hài lòng với bộ OKRs không? Đưa ra một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về các đội nói chung.
2. Các hành động/sáng kiến chính được thực hiện để đạt được kết quả là gì?Giới thiệu những thứ có tác động lớn nhất và lớn nhất, và những thứ thất bại nhưng đã giúp bạn học hỏi được nhiều điều.
3. Những bài học quan trọng từ OKRs là gì?Chia sẻ tối đa 10 bài học chính từ các nhóm khác nhau.  

Trải qua quá trình đánh giá OKR hàng quý là bước đầu tiên. Tuy nhiên, có một số khía cạnh khác bạn phải ghi nhớ để đảm bảo đánh giá hàng quý của bạn thành công.

Mẹo thêm để tiến hành đánh giá OKR hàng quý thành công

1) Tạo văn hóa tôn trọng và tin tưởng. Để mọi người có thể chia sẻ đánh giá OKR của họ một cách trung thực.

“Bạn có thể có tất cả các chiến lược đúng đắn trên thế giới; nếu bạn không có văn hóa phù hợp, bạn sẽ chết.” - Patrick Whitesell

2) Hoan nghênh phản hồi mang tính xây dựng. 

Trong một nghiên cứu của HBR, 72% số người được hỏi nói rằng phản hồi sửa sai từ người quản lý sẽ tác động tích cực đến hiệu suất của họ. 92% số người được hỏi đồng ý rằng phản hồi tiêu cực (chuyển hướng) cũng có thể hiệu quả trong việc cải thiện hiệu suất của nhân viên nếu được đưa ra đúng cách. 

3) Chuẩn bị các câu hỏi phù hợp dựa trên những gì bạn muốn biết trong các cuộc họp Đánh giá OKR hàng quý. Điều này sẽ đảm bảo một cuộc thảo luận hiệu quả hơn. Và tránh mọi sự chuyển hướng từ các điểm chính.

4) Công nhận những thành tích - Ăn mừng chiến thắng

Điều quan trọng là phải công nhận những thành tích và kích thích văn hóa phản hồi. Bạn thậm chí có thể bắt đầu bằng cách nói một câu đơn giản “Làm tốt lắm”.

“Bạn không bao giờ biết khi nào một khoảnh khắc và một vài lời nói chân thành có thể ảnh hưởng đến cuộc sống.” – Zig Ziglar

Công nhận nhân viên về hành động và kết quả của họ. Công nhận để hoàn thành các kết quả quan trọng của họ. Chia sẻ những câu chuyện thành công về OKR trong tổ chức thông qua các bản tin của công ty và các phương tiện truyền thông nội bộ.

Để OKRs của bạn hoạt động tốt nhất, hãy nhớ yêu cầu phản hồi nhiều như bạn cung cấp cho họ.

5) Thực hiện các mục tiêu mong muốn từ quý này sang quý khác nếu cần thiết. Bởi vì việc loại bỏ chúng khỏi danh sách OKR vì tiến độ chậm hoặc không đầy đủ là một sai lầm.

6) Một số mục tiêu ưu tiên cao có thể tiếp tục từ quý này sang quý khác, chẳng hạn như “Đảm bảo dịch vụ khách hàng hài lòng trên XY%,”. Đối với những mục tiêu này, bạn có thể chỉ cần phát triển các kết quả chính. Và thúc đẩy các nhóm hướng tới sự đổi mới và hiệu quả.

Trau dồi Tư duy đúng đắn cho việc Đánh giá

1. Bạn chỉ HỌC khi bạn Sẵn sàng học

Điều đó có nghĩa là phải có một nền văn hóa cởi mở và định hướng học hỏi trong nhóm và trong công ty nói chung. Mọi người phải có khả năng thừa nhận những thất bại của mình mà không sợ bị chỉ trích mạnh mẽ.

2. Có sự khác biệt rất lớn giữa Phê bình và Phản hồi mang tính xây dựng

Chỉ trích chỉ là nhìn lại và chỉ tay, lặp đi lặp lại rằng người đó đã thất bại và chỉ khiến họ cảm thấy tồi tệ về điều đó. Phản hồi mang tính xây dựng hay thậm chí là phê bình mang tính xây dựng là nhìn về tương lai, bạn thấy người đó có thể làm gì tốt hơn vào lần tới và bằng cách nào? 

Những ý tưởng và hỗ trợ nào bạn có thể chia sẻ để giúp người đó đạt được nó? Bạn sẽ làm gì khác đi và tại sao? Điều bạn cần không phải là đổ lỗi cho ai đó mà là tìm ra cách để đạt được bước tiếp theo trong quy trình phát triển công ty hoặc nhóm một cách hiệu quả nhất. 

Những lời chỉ trích đơn thuần không được hoan nghênh nhưng phản hồi mang tính xây dựng cần được đưa ra và nó cần được người nhận chấp nhận. Vấn đề không phải là ý tưởng của ai là tốt nhất mà là ý tưởng nào là tốt nhất cho sự phát triển của công ty hoặc nhóm.

Mọi người phải có khả năng thừa nhận rằng “tốt, tôi nghĩ điều này sẽ hiệu quả nhưng không phải vậy”. Tốt rồi! Bạn chỉ cần thử một thứ khác và điều quan trọng là dừng lại khi thứ gì đó không hiệu quả. Và như T.Edison đã nói “Tôi không thất bại. Tôi vừa tìm ra 10.000 cách không hiệu quả”.

Tìm ra những thứ không phù hợp với công ty của bạn cũng là một tiến bộ nếu bạn hiểu tại sao chúng không hoạt động. Đó là kiến thức thu được! 

3. Ý kiến hoặc Phản hồi không cần tuân theo thứ bậc quyền lực

Ý kiến là một quan điểm được tạo ra dựa trên vai trò của chúng ta trong đó xác định góc độ mà chúng ta nhìn nhận vấn đề và loại kinh nghiệm và kiến thức trong quá trình phân tích tình huống. Hệ thống phân cấp quyền lực chỉ thay đổi từ góc độ mà tình huống được trải nghiệm chứ không phải giá trị của ý kiến. Tương tự với thông tin phản hồi.

Mỗi phản hồi và ý kiến đều có giá trị nếu nó được hỗ trợ bằng sự thật và có thể giải thích được. Mọi người cần cảm thấy an toàn để chia sẻ ý kiến của họ và phản hồi trung thực. Điều đó có nghĩa là câu trả lời của họ không thể bị từ chối sau này chỉ dựa trên vị trí của họ hoặc thậm chí tệ hơn là công việc của họ không thể bị đe dọa nếu họ nói những điều trung thực mà có thể người quản lý không muốn nghe. Để học hỏi, chúng ta cần sẵn sàng tiếp nhận phản hồi bất kể nó đến từ đâu.

Bộ Câu hỏi hướng dẫn OKR Review

Thật khó để đánh giá bất cứ điều gì nếu bạn không biết những gì bạn phải tìm kiếm. Nếu bạn hỏi đúng câu hỏi, hướng suy nghĩ của mọi người đi đúng hướng, bạn có thể học được nhiều điều thú vị. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số câu hỏi cho các mục đích khác nhau, bạn có thể tìm thấy chúng bên dưới. Bạn không cần phải trả lời tất cả, hãy chọn những gì phù hợp với bạn và những gì nhấp vào tâm trí mọi người của bạn. 

Hãy ghi nhớ rằng câu trả lời cần phải được thảo luận! Khi chúng ta nói to điều đó, nó yêu cầu chúng ta phải suy nghĩ kỹ các câu của mình và hình thành câu trả lời mà chúng ta định đưa ra. Trong quá trình này, chúng tôi thực sự đánh giá và phân tích nhiều hơn so với khi nó chỉ xảy ra trong đầu chúng tôi.

Thảo luận rất quan trọng vì tất cả chúng ta đều đánh giá cùng một tình huống từ các góc độ khác nhau dựa trên kiến thức và kinh nghiệm mà mỗi cá nhân có. Nhiều ý kiến hơn có nghĩa là chúng ta có thể hiểu sâu hơn và đầy đủ hơn. Bằng cách thảo luận về các quan điểm của mình, chúng ta có thể kết nối các điểm giữa những sự việc khác nhau và đưa ra kết luận tại sao điều gì đó đã xảy ra hoặc điều gì có thể ảnh hưởng đến điều đó.

Hãy nhớ rằng, đó là phản hồi mang tính xây dựng và không chỉ đánh giá ý kiến của mọi người. Khi kết thúc cuộc thảo luận, nhóm nên thống nhất về các điểm học tập chung. 

Bộ câu hỏi về OKR và Quy trình

• Nhóm thường hoạt động như thế nào? Chúng ta đã đạt được những gì?
• Chất lượng của OKR đã được thiết lập như thế nào? Nó có giúp nhóm thực hiện một số Cải tiến không?
• Chúng ta đã ưu tiên đủ mức cho OKR chưa? Có phải mọi người đang làm việc trên OKR?
• Mọi người có nhận thức được vai trò và trách nhiệm của họ không? Họ có cảm thấy rằng họ biết phải làm gì không?
• Chúng ta đã thảo luận về tiến độ thường xuyên như thế nào? Chúng ta đã có đủ đều đặn và nhất quán chưa? 
• Làm thế nào để chúng ta có thể thiết lập OKR tốt hơn trong quý tới? Chúng ta phải ghi nhớ điều gì?

Câu hỏi về Những Thành công

• Tại sao chúng ta thành công với việc đạt được các Mục tiêu?
• Đó là do chủ ý hay nó chỉ xảy ra may mắn?
• Những loại hành động/sáng kiến mang lại kết quả cao nhất?
• Có những thứ mà chúng ta có thể cải thiện hơn nữa không?
• Chúng ta có thể sử dụng những gì đã giúp chúng ta thành công trong một số lĩnh vực khác không?
• Những bài học quan trọng từ thành công của chúng ta mà chúng ta có thể chia sẻ với những người khác là gì?

Câu hỏi về Thất bại và Thách thức

• Nếu chúng ta thất bại, thì tại sao? Chúng ta đã thử những gì và tại sao chúng tôi nghĩ rằng nó không hoạt động?
• Rất có thể một cái gì đó đã thất bại. Nếu đó không phải là Kết quả then chốt, thì đó là một loại hành động nào đó không mang lại kết quả. Vì vậy, những gì không làm việc cho nhóm / công ty của chúng ta?
• Những thách thức lớn là gì?
• Vì sao những thách thức lớn đó lại xuất hiện? Chúng ta có thể ngăn chặn chúng trong tương lai? Thế nào?
• Chúng ta có thể thiếu loại kiến thức hoặc kinh nghiệm nào? Làm thế nào chúng ta có thể đạt được nó hoặc chúng ta đã làm rồi?

Câu hỏi về Tương lai

• Những điều quan trọng chúng ta đã học được và phải ghi nhớ trong khi đưa ra quyết định trong tương lai là gì?
• Những loại Cơ hội mới nào chúng ta đã nhận thấy?
• Với tư cách là một công ty hoặc một nhóm, Chúng ta nên Bắt đầu làm gì? 
• Hay chúng ta nên Tiếp tục làm gì?
• Chúng ta nên Ngừng làm gì?

Hoàng Dũng tổng hợp,

• https://weekdone.com/resources/how-to-conduct-a-successful-quarterly-review
• https://www.peoplebox.ai/blog/quarterly-review-of-okrs/
• https://www.perdoo.com/resources/bart-den-haak-explains-how-to-run-a-successful-okr-check-in/