Cách Thiết lập Mục tiêu OKR mạnh mẽ

Mục tiêu và Kết quả then chốt (OKR) là một phương pháp thiết lập mục tiêu và theo dõi các kết quả chính. Nó gắn kết các nhóm và mọi người trong một tổ chức và cho phép nhân viên tập trung vào các mục tiêu quan trọng nhất.

Mục lục: 

Tại sao bạn nên sử dụng OKR?.

Mục tiêu và kết quả then chốt (OKR)

Làm thế nào để bắt đầu?.

• Cách thiết lập Mục tiêu (Objectives)
• Cách thiết lập Kết quả chính (Key Results)

OKR Checklist

5 bước để thiết lập OKR 

OKR đã giúp chúng tôi tăng trưởng gấp 10 lần, gấp nhiều lần. Nó đã giúp thực hiện sứ mệnh táo bạo điên cuồng của chúng tôi là “sắp xếp thông tin của thế giới” thậm chí có thể đạt được. Nó đã giữ cho tôi và phần còn lại của công ty đúng giờ và đi đúng hướng khi điều đó quan trọng nhất. Và tôi muốn chắc chắn rằng mọi người nghe thấy điều đó.Larry Page, đồng sáng lập tại Google

Tại sao bạn nên sử dụng OKR?

Bằng cách sử dụng phương pháp này, một công ty đạt được:

1. Tập trung vào các ưu tiên hàng đầu– nhân viên hiểu điều gì quan trọng đối với công việc và có thể tìm ra cách tốt hơn để đạt được nó;
2. Gắn kết nhóm– Mục tiêu và Kết quả chính được chia sẻ minh bạch và công khai kết nối mọi người trong nhóm. Tổ chức bắt đầu hoạt động như một đội vì mọi người đều biết ưu tiên hàng đầu của mỗi người hoặc mỗi đội và hiểu điều gì đang diễn ra trong công ty;
3. Tránh quản lý vi mô – người quản lý có thể tập trung vào các câu hỏi chiến lược trong khi xây dựng văn hóa của một nhóm có hiệu suất cao.

Mục tiêu và kết quả then chốt (OKR)

• Mục tiêu (Objective) là CÁI GÌ nên đạt được. Đó là một mục tiêu lớn, có ý nghĩa, định hướng hành động và lý tưởng nhất là một mục tiêu truyền cảm hứng.
• Các Kết quả Then chốt (Key Results) theo dõi CÁCH chúng ta đạt được mục tiêu. Chúng cụ thể, có thể đo lường được, có thời hạn và tích cực.

1 Bộ OKR gồm 1 Mục tiêu và các Kết quả then chốt. Không nên có nhiều hơn 5 kết quả then chốt cho một Mục tiêu. Càng đơn giản càng đẹp. Ngoài ra, không tạo nhiều hơn 5 mục tiêu trong một quý.

Ví dụ

Mục tiêu: Ra mắt một Sản phẩm Tuyệt vời 

• Nhận 5.000 lượt đăng ký vào cuối quý 3 năm 2023
• Đạt được 10% tỷ lệ chuyển đổi dùng thử trên tổng số khách truy cập
• Đạt được 50% tỷ lệ chuyển đổi thành khách hàng từ tập dùng thử

OKR là hệ thống thiết lập mục tiêu có thứ bậc, trong đó mục tiêu của công ty kết nối với mục tiêu của nhóm. Đồng thời, các mục tiêu của nhóm ảnh hưởng đến sáng kiến của từng cá nhân hoặc thậm chí là OKR cá nhân.

Làm thế nào để bắt đầu?

Tạo OKR là một Quy trình mở và mọi người đều tham gia vào đó. Có 3 loại giao tiếp:

• Từ trên xuống– các mục tiêu của công ty chuyển thành OKR của nhóm và nhân viên. Kịch bản này kêu gọi tạo ra các mục tiêu dựa trên nhu cầu của công ty.
• Sát cánh bên nhau – các nhóm khác nhau hợp tác giữa các bộ phận để tạo OKR chung. Chẳng hạn, các nhóm phát triển và hỗ trợ có thể thiết lập OKR cùng nhau để giảm lỗi sản xuất. Đây là một kịch bản liên bộ phận. 
• Từ dưới lên– một ý tưởng tuyệt vời của cá nhân có thể trở thành OKR của nhóm hoặc thậm chí của công ty. Đó là với Gmail, bắt đầu như một dự án cá nhân của một trong những nhân viên của Google. Nếu chúng ta hiểu rằng chúng ta có thể tạo ra thứ gì đó có giá trị, thì chúng ta hãy làm điều đó như một mục tiêu chung của cả nhóm. Nó tạo ra các mục tiêu dựa trên một giải pháp.

Đặt Mục tiêu và Kết quả chính là một quá trình chung khi một nửa số mục tiêu được tạo từ trên xuống và nửa còn lại từ dưới lên. Điều quan trọng là đạt được sự hiểu biết tổng thể về các mục tiêu quan trọng nhất giữa mọi người trong nhóm. Nó cho phép nhóm tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất và nói không với những mục tiêu ít quan trọng hơn.

Cách thiết lập Mục tiêu (Objectives)

Khi thiết lập Mục tiêu, bạn nên dành thời gian để thảo luận về các ưu tiên hàng đầu của mình với nhóm. Nó đưa nhóm của bạn lên cấp độ liên kết và hiểu rõ hơn về những gì quan trọng. Để thiết lập các mục tiêu phù hợp, hãy làm theo các nguyên tắc sau: 

OKR nên đầy tham vọng. Nó phải có tính thách thức, khó khăn để đạt được mục tiêu. Đồng thời, nó sẽ có thể hoàn thành Mục tiêu. Đừng đặt mục tiêu mà mọi người sẽ không tin rằng sẽ đạt được nó.

Dưới đây là một số OKR đầy tham vọng nhất trong lịch sử:

• Con người đặt chân trên Mặt trăng – mục tiêu đầy tham vọng vào năm 1969;
• Chế tạo máy bay có thể bay – một mục tiêu đầy tham vọng của anh em nhà Wright vào những năm 1900.

OKR đầy tham vọng truyền cảm hứng cho mọi người và thúc đẩy họ đạt được kết quả cao. Mọi người thường thích đặt ra những mục tiêu đơn giản để chắc chắn rằng họ có thể đạt được nó. 

Một mục tiêu đầy tham vọng và khó khăn là thách thức đòi hỏi sự đổi mới và kiên trì. Ngay cả khi bạn không đạt được mục tiêu này, kết quả sẽ tốt hơn nhiều so với bình thường.

Không tạo nhiều hơn 5 OKR. Điều này rất quan trọng vì nó cho phép nhóm tập trung vào các OKR này. Bạn càng tạo ra nhiều mục tiêu – bạn càng ít tập trung hơn. Ngoài ra, nó xây dựng giao tiếp hiệu quả hơn trong công ty. Nếu công ty có hàng chục phòng ban và mỗi phòng ban có hàng chục OKR, sẽ rất khó để tạo ra sự giao tiếp minh bạch. Bạn sẽ dành thời gian của mình để cố gắng hiểu những gì đang diễn ra trong mỗi đội.

Mục tiêu nên dẫn đến những thành tựu mới. Thật vô nghĩa khi đặt mục tiêu cho các hoạt động thường ngày mà bạn đang làm hàng ngày: trả lời câu hỏi của khách hàng, thực hiện các quy trình vận hành, v.v. Chúng nên được thực hiện mà không cần nhắc nhở. OKR không nhằm mục đích duy trì hiện trạng.

Mục tiêu phải cụ thể. Chúng ta nên hiểu chúng ta muốn ở đâu, những gì chúng ta nên đạt được. Từ ngữ mơ hồ như 'đơn giản hóa', 'tạo điều kiện thuận lợi' không giải thích được kết quả cuối cùng. Các mục tiêu cụ thể cho phép chúng tôi tập trung vào những thành tích và tạo lộ trình cho nó.

• Tung ra sản phẩm mới cho thị trường mục tiêu X
• Đạt Doanh thu $2 triệu trong năm nay
• Giao sản phẩm X đến hết quý 3

Một sai lầm thường gặp trong OKR là đặt mục tiêu chiến lược nhưng mơ hồ.

OKR phải minh bạch. Công khai chúng. Mọi người trong công ty nên xem và hiểu các mục tiêu và kết quả chính. Từ ngữ tối nghĩa và mơ hồ dẫn đến hiểu lầm và xung đột.

Cách thiết lập Kết quả chính (Key Results)

Kết quả chính nên được đo lường. Nếu không đo lường được thì cuối quý làm sao biết được tiến độ. Dưới đây là một số ví dụ:

• Đạt được 10.000 lượt đăng ký vào cuối quý 3
• Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách truy cập thành khách hàng từ 3% lên 10%
• Giảm tốc độ trang web từ 3,1 xuống 1,2 giây
• Ra mắt tính năng ủy quyền thông qua Facebook cho đến ngày 1 tháng 8
• Giảm thời gian giao đơn hàng từ 12 xuống còn 6 phút 

Mỗi Mục tiêu nên có từ 3 đến 5 Kết quả chính. Quá nhiều kết quả chính dẫn đến mất tập trung. Mặt khác, chỉ có một kết quả then chốt thay thế mục tiêu trên thực tế. 

Các Kết quả then chốt phải có tác động rõ ràng đến Mục tiêu. Làm việc dựa trên các kết quả chính, không ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu, sẽ tốn thời gian và nguồn lực và không giúp đạt được mục tiêu.

Một Kết quả quan trọng là về kết quả, nhưng không phải là cách để đạt được nó. Quyền tự do lựa chọn cách thức để đạt được kết quả chính là cốt lõi của OKR vì nó mang lại cho các nhóm cơ hội lựa chọn phương án phù hợp nhất và thay đổi nó nếu cần thiết theo thời gian.

Các Kết quả chính cần được khẳng định một cách dễ dàng. Nếu bạn không biết làm thế nào để đạt được kết quả then chốt, thì bạn không nên chọn nó.

OKR Checklist

1. OKR nên ngắn gọn. Không có chỗ cho các OKR dài trên toàn bộ trang. 
2. OKR không phải là một danh sách việc cần làm. Nếu OKR của bạn trông giống như một danh sách nhiệm vụ thì bạn nên thay đổi nó.
3. Nhóm có ít nhất một OKR được kết nối với các mục tiêu của công ty. Mặt khác, không rõ nhóm tác động đến kết quả của công ty như thế nào.
4. OKR của nhóm quan trọng nhất phải dựa trên các mục tiêu chính của công ty. Mục tiêu cốt lõi của công ty không nên có ưu tiên yếu cho nhóm.
5. OKR chung nên được liên kết giữa các nhóm. Ví dụ: nếu nhóm sản phẩm sẽ tung ra một sản phẩm mới vào đầu quý, thì nhóm tiếp thị có thể không có đủ thời gian để quảng cáo.   
6. OKR đòi hỏi sự chú ý của cả nhóm. OKR là những ưu tiên hàng đầu của tổ chức của bạn. Mọi người trong nhóm nên hiểu điều gì là quan trọng nhất hiện tại đối với công ty và cách họ đóng góp cho công ty.
7. OKR mang lại giá trị vững chắc cho doanh nghiệp. Sẽ không có ý nghĩa gì nếu việc đạt được OKR sẽ mang lại những kết quả nhỏ hoặc có giá trị thấp cho công ty. Đó là ưu tiên hàng đầu của bạn. 
8. Kết quả chính chỉ là số liệu mà bạn cần để đạt được mục tiêu. Nếu kết quả then chốt không đủ để hoàn thành mục tiêu, thì đó là một dấu hiệu xấu. Nó dẫn đến sự chậm trễ trong công việc do phải tìm kiếm các nguồn lực khác cần thiết cho OKR này. 

5 bước để thiết lập OKR

1. Các nhà điều hành xác định OKR hàng năm và hàng quý của công ty.
2. Các nhóm xác định OKR của mình theo quý dựa trên OKR của công ty. Trưởng nhóm thảo luận với mọi người về cách họ có thể đóng góp cho các mục tiêu của công ty.
3. Các nhóm đặt mục tiêu hàng tháng tùy thuộc vào OKR hàng quý của họ.
4. Mỗi nhóm cập nhật trạng thái của OKR hàng tuần hoặc hai tuần một lần.
5. Vào cuối quý, mỗi nhóm thực hiện cuộc họp Retrospective – nhìn lại các sự kiện đã diễn ra, nơi các thành viên phân tích lực kéo và đặt OKR mới cho quý tiếp theo.

Kết luận

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là về kết quả OKR. OKR nên đầy tham vọng, có nghĩa là nó không nên quá dễ dàng để đạt được. Ở Google, 60-70% OKR là một chỉ báo thành công. 

Nếu bạn đạt được tiến độ 100% OKR, thì mục tiêu quá đơn giản. Trong trường hợp này, bạn nên tăng mức OKR trong phiên chiến lược tiếp theo. 

Đồng thời, kết quả với 50% tiến độ OKR hoặc thấp hơn được coi là một chu kỳ thất bại. Nếu bạn có 50% tiến bộ hoặc thấp hơn, thì hãy phân tích lý do dẫn đến những kết quả này và đưa ra quyết định tốt hơn trong quý tiếp theo.  

Cuối cùng, tôi tin rằng việc xác định các ưu tiên hàng đầu và tập trung nhất quán vào đó hàng ngày là cách tốt nhất để xây dựng các nhóm có hiệu suất cao. 

• UseFocus