OKR (Objectives and Key Results), một công cụ mạnh mẽ giúp định hướng và đo lường tiến độ trong tổ chức. Trong thế giới kinh doanh đầy thách thức ngày nay, việc biết cách triển khai OKR một cách hiệu quả có thể là chìa khóa dẫn đến sự thành công và đạt được những mục tiêu đầy tham vọng.

Không chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp khởi nghiệp (Start-up) hay giai đoạn phát triển mạnh (Scal-up), việc xây dựng mục tiêu rõ ràng và đo lường tiến độ một cách khoa học có thể áp dụng cho mọi loại tổ chức. Tuy nhiên, để thực sự tận dụng tối đa tiềm năng của OKR, việc hiểu rõ từng bước triển khai và thực hiện chúng một cách có kế hoạch là vô cùng quan trọng.

Dưới đây là tóm tắt các bước chính trong quá trình triển khai OKR:

Quy trình triển khai OKR trong 10 bước

  1. Xác định những gì bạn Muốn đạt được
  2. Thiết lập Mục tiêu (Objectvice) SMART
  3. Dự thảo các Kết quả chính (Key Results) sẽ đo lường tiến độ hướng tới các mục tiêu
  4. Phân công trách nhiệm cho từng mục tiêu và kết quả chính
  5. Truyền đạt mục tiêu và tiến độ hàng tháng hoặc hàng quý
  6. Đưa ra các biện pháp thực hiện trong OKR
  7. Theo dõi tiến độ
  8. Thường xuyên Xem xét Mục tiêu và Kết quả chính để đảm bảo chúng vẫn phù hợp
  9. Điều chỉnh Mục tiêu khi cần thiết dựa trên hoàn cảnh thay đổi
  10. Lặp lại quá trình triển khai OKR

Phân biệt Giữa Quy trình và Chu kỳ OKR

 

Quy trình triển khai OKR trong 10 bước

Các bước triển khai OKR
Các bước triển khai OKR

1.Xác định những gì bạn Muốn đạt được

Trước khi bạn có thể đặt bất kỳ mục tiêu hoặc kết quả chính nào, trước tiên bạn cần xác định những gì bạn muốn đạt được. Mục tiêu chung của bạn cho công ty là gì? Mục tiêu của bộ phận bạn là gì? Và mục tiêu cụ thể của từng thành viên trong nhóm là gì?

2. Thiết lập Mục tiêu (Objectvice) SMART

Các mục tiêu của bạn phải cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn. Từ viết tắt này thường được gọi là SMART. Ví dụ: mục tiêu như "tăng doanh số bán hàng lên 20% vào cuối năm" là SMART, trong khi mục tiêu như "cải thiện sự hài lòng của khách hàng" thì không.

Xem bài viết liên quan: Cách viết OKR smart

3. Dự thảo các Kết quả chính (Key Results) sẽ đo lường tiến độ hướng tới các mục tiêu

Khi bạn đã xác định được Objective của mình, đã đến lúc phác thảo các kết quả chính có thể đo lường được để cho biết tiến độ đạt được các mục tiêu đó. Chúng có thể bao gồm những thứ như tăng thị phần theo một tỷ lệ phần trăm nhất định, giảm khiếu nại của khách hàng xuống một số lượng nhất định hoặc tăng doanh thu bán hàng tổng thể lên một lượng nhất định.

Tạo bản phác thảo cho Objective và Key Results
Tạo bản phác thảo cho Objective và Key Results

4. Phân công trách nhiệm cho từng Mục tiêu và Kết quả chính

Mỗi mục tiêu và kết quả then chốt nên được giao cho một cá nhân hoặc nhóm cụ thể chịu trách nhiệm đạt được mục tiêu đó. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ ràng về vai trò của họ trong việc đạt được các mục tiêu của công ty và giúp tránh những nỗ lực trùng lặp.

Phân công trách nhiệm cho từng Key Results trong hệ thống OKR có vai trò quan trọng để đảm bảo rõ ràng về người nào sẽ chịu trách nhiệm thực hiện, theo dõi và đạt được kết quả chính cụ thể. Dưới đây là lý do và cách phân công hiệu quả:

Lý do cần phân công trách nhiệm:

  1. Kết quả rõ ràng: Mỗi Key Result đều có mục tiêu cụ thể và số liệu đo lường. Phân công trách nhiệm giúp xác định ai chịu trách nhiệm đảm bảo rằng các kết quả này được đạt được.
  2. Minh bạch: Phân công trách nhiệm giúp tránh hiểu lầm về ai chịu trách nhiệm cho mỗi mục tiêu cụ thể. Điều này tạo tính minh bạch và trách nhiệm rõ ràng.
  3. Cam kết và tập trung: Khi mỗi người được phân công trách nhiệm cho một Key Result, họ sẽ tập trung vào việc đạt được mục tiêu đó và cam kết vào kết quả.
  4. Điều chỉnh và cải tiến: Phân công trách nhiệm cho từng Key Result giúp dễ dàng xác định ai cần thay đổi chiến lược, điều chỉnh hoặc cải tiến để đảm bảo kết quả tốt hơn.

Cách phân công trách nhiệm hiệu quả:

  1. Dựa vào khả năng và sở trường: Xem xét khả năng, kỹ năng và sở trường của mỗi người trong nhóm để phân công Key Results cho họ một cách hợp lý.
  2. Xác định rõ vai trò: Đảm bảo rằng mỗi người được phân công có vai trò rõ ràng và biết chính xác mình cần thực hiện những gì để đạt được kết quả.
  3. Thảo luận và thỏa thuận: Thảo luận với từng người về phân công và đảm bảo họ hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và cách đo lường kết quả.
  4. Theo dõi và hỗ trợ: Theo dõi tiến độ thực hiện và đảm bảo rằng người được phân công có đủ tài nguyên và hỗ trợ để thực hiện nhiệm vụ.
  5. Tạo không gian phản hồi: Mở cửa cho việc cung cấp phản hồi thường xuyên để giúp người được phân công cải thiện hiệu suất và đạt được kết quả tốt hơn.
  6. Liên kết với mục tiêu tổng thể: Đảm bảo rằng phân công Key Results phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp hoặc nhóm. 

5. Truyền đạt mục tiêu và tiến độ hàng tháng hoặc hàng quý

Điều quan trọng là phải truyền đạt các mục tiêu và tiến độ của công ty bạn thường xuyên để giúp mọi người đi đúng hướng. Báo cáo hàng tháng hoặc hàng quý thường là đủ cho mục đích này.

Truyền đạt mục tiêu và tiến độ hàng tháng hoặc hàng quý trong hệ thống OKR (Objectives and Key Results) có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, sự tham gia và tập trung trong tổ chức.

Dưới đây là một số lý do tại sao việc truyền đạt này là cần thiết:

  1. Minh bạch và Cam kết: Thông qua việc truyền đạt mục tiêu và tiến độ, tất cả các thành viên trong tổ chức đều có thể hiểu rõ mục tiêu chung của doanh nghiệp hoặc nhóm của họ. Điều này tạo ra một tình dục minh bạch và giúp mọi người cam kết vào mục tiêu chung và đóng góp của họ vào sự thành công chung.
  2. Định hướng và Tập trung: Truyền đạt mục tiêu hàng tháng hoặc hàng quý giúp mọi người biết rõ điều gì đang được tập trung trong thời gian cụ thể. Điều này giúp ngăn chặn sự phân tán, đảm bảo rằng mọi người đang làm việc chung hướng vào mục tiêu quan trọng.
  3. Theo dõi và Đánh giá: Thông qua việc truyền đạt tiến độ, các thành viên có thể theo dõi và đánh giá mức độ đạt được của các kết quả chính (Key Results) liên quan đến mục tiêu. Điều này giúp họ biết được liệu họ đang tiến theo đúng hướng và có cần điều chỉnh gì không.
  4. Hiểu biết về khó khăn và cơ hội: Việc truyền đạt mục tiêu và tiến độ cũng cho phép các thành viên chia sẻ về những khó khăn mà họ đang gặp phải và cơ hội mà họ đã nhận biết. Điều này giúp lãnh đạo và các thành viên khác hiểu rõ hơn về ngữ cảnh và cung cách hỗ trợ.
  5. Đề xuất cải tiến và điều chỉnh: Khi mọi người thường xuyên cập nhật tiến độ, họ có thể đưa ra đề xuất cải tiến hoặc điều chỉnh để đảm bảo rằng mục tiêu có thể đạt được một cách tốt nhất. Điều này tạo điều kiện cho sự linh hoạt và tinh thần sáng tạo.
  6. Giữ liên kết với chiến lược tổng thể: Truyền đạt mục tiêu và tiến độ giúp mọi người liên kết việc họ làm hàng ngày với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động cụ thể hỗ trợ việc đạt được mục tiêu chung.

Việc truyền đạt mục tiêu và tiến độ trong hệ thống OKR là cách để đảm bảo sự thông tin, cam kết và tập trung trong tổ chức. Điều này giúp cải thiện hiệu suất và đạt được kết quả tốt hơn trong việc đạt được các mục tiêu. 

6. Đưa ra các biện pháp thực hiện trong OKR

Tạo ra các biện pháp thực hiện (còn gọi là các hoạt động, chiến lược, kế hoạch) để đạt được các kết quả chính trong mục tiêu OKR là một bước quan trọng để đảm bảo rằng các mục tiêu được thực hiện một cách hiệu quả.

Dưới đây là một số ví dụ về cách tạo ra các biện pháp thực hiện trong OKR:

Mục tiêu OKR: Tăng doanh số bán hàng trong quý 3 đạt 20% so với cùng kỳ năm trước.

Các biện pháp thực hiện:

  1. Phân tích khách hàng và thị trường:
    • Tiến hành nghiên cứu thị trường để xác định các xu hướng mới và nhu cầu của khách hàng.
    • Điều tra về các đối thủ cạnh tranh để hiểu về các chiến lược và phân đoạn thị trường của họ.
  2. Tối ưu hóa chiến dịch tiếp thị:
    • Xây dựng các chiến dịch tiếp thị định hướng vào các phân đoạn khách hàng có tiềm năng cao.
    • Sử dụng các kênh trực tuyến như quảng cáo Google, mạng xã hội và email để tiếp cận khách hàng mục tiêu.
  3. Nâng cao hiệu suất bán hàng:
    • Đào tạo nhân viên bán hàng về kỹ năng giao tiếp, thuyết phục và quản lý mối quan hệ khách hàng.
    • Thiết lập các tiêu chuẩn hiệu suất cho nhân viên bán hàng và theo dõi tiến độ hàng tuần.
  4. Tăng cường hỗ trợ khách hàng:
    • Tạo một chương trình hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và hiệu quả, bao gồm việc cải thiện thời gian phản hồi và giải quyết vấn đề.
    • Tích hợp hệ thống chat trực tuyến để tư vấn và giải đáp thắc mắc trực tiếp cho khách hàng.
  5. Đo lường và đánh giá:
    • Thiết lập các chỉ số đo lường như số lượng đơn hàng, giá trị đơn hàng trung bình và tỷ lệ chuyển đổi khách hàng.
    • Theo dõi tiến độ đối với các chỉ số này hàng tuần và tháng để đảm bảo rằng đang tiến theo đúng hướng.

Mục tiêu OKR: Cải thiện chất lượng sản phẩm để giảm tỷ lệ phản hồi từ khách hàng trong quý 3.

Các biện pháp thực hiện:

  • Phân tích phản hồi từ khách hàng:
    • Thu thập và phân tích chi tiết về phản hồi từ khách hàng để xác định các vấn đề chung và điểm yếu của sản phẩm.
  • Tăng cường kiểm tra chất lượng:
    • Tạo một quy trình kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt cho từng giai đoạn trong quá trình sản xuất.
    • Đảm bảo rằng tất cả sản phẩm đều được kiểm tra trước khi đưa ra thị trường.
  • Tối ưu hóa quy trình sản xuất:
    • Xem xét và tối ưu hóa quy trình sản xuất để giảm thiểu sai sót và lỗi.
    • Đảm bảo rằng tất cả các bước sản xuất tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn chất lượng.
  • Tăng khả năng thử nghiệm sản phẩm:
    • Phát triển các chương trình thử nghiệm sản phẩm nội bộ để phát hiện các vấn đề trước khi sản phẩm được đưa ra thị trường.
    • Sử dụng phản hồi từ các thử nghiệm này để cải thiện sản phẩm.
  • Theo dõi phản hồi sau bán hàng:
    • Theo dõi phản hồi từ khách hàng sau khi họ đã sử dụng sản phẩm trong một thời gian.
    • Sử dụng thông tin này để cải thiện sản phẩm trong tương lai và giảm tỷ lệ phản hồi tiêu cực.

Nhớ rằng các biện pháp thực hiện cần phải cụ thể, thực tế và có thể đo lường. Chúng giúp định hướng cho các hoạt động cụ thể để đạt được kết quả chính trong OKR và làm cho việc đạt mục tiêu trở nên khả thi hơn.

7. Theo dõi tiến độ

Bước Theo dõi tiến độ là một phần quan trọng của quy trình triển khai OKR vì nó mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức:

  1. Đảm bảo tiến triển: Bước này giúp đảm bảo rằng tổ chức đang tiến triển đúng hướng để đạt được mục tiêu và Kết quả chính. Nó cho phép bạn theo dõi sự tiến bộ và xác định sớm các vấn đề hoặc trở ngại có thể xảy ra.
  2. Điều chỉnh kịp thời: Theo dõi tiến độ giúp bạn phát hiện ngay khi mục tiêu hoặc Kết quả chính đang trượt xa khỏi kế hoạch. Điều này cho phép bạn điều chỉnh và áp dụng biện pháp cần thiết để đảm bảo rằng bạn vẫn đang trên đúng đường để đạt được mục tiêu.
  3. Lập luận dựa trên dữ liệu: Theo dõi tiến độ dựa trên dữ liệu và số liệu giúp bạn có cơ sở lập luận và ra quyết định thông minh hơn. Thay vì dựa vào cảm tính, bạn có thể dựa vào dữ liệu thực tế để xác định sự tiến bộ và đánh giá hiệu suất.
  4. Thúc đẩy trách nhiệm cá nhân: Theo dõi tiến độ tạo ra sự tập trung và cam kết với mục tiêu. Mỗi cá nhân và nhóm trong tổ chức biết rằng họ phải chịu trách nhiệm và đóng góp vào việc đạt được mục tiêu chung.
  5. Học hỏi và cải thiện: Theo dõi tiến độ mang lại cơ hội để học hỏi từ kết quả và hoàn cảnh thực tế. Bạn có thể xác định những điều đã hoạt động tốt và những điều cần cải thiện trong các chu kỳ tiếp theo.
 

Theo dõi tiến độ trong quy trình OKR bao gồm ba giai đoạn quan trọng:

  1. OKR Check-in: Đây là giai đoạn trong đó bạn theo dõi tiến độ đạt được các Kết quả chính của mình theo từng chu kỳ (thường hàng tuần). Bạn kiểm tra liệu bạn đang trên đúng hướng để đạt được mục tiêu hay không.
  2. Review: Xem xét đánh giá hàng tháng - Trong giai đoạn này, bạn so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đặt ra. Bạn xem xét các thành tựu và khó khăn, đánh giá mức độ tiến triển và xác định những điều cần điều chỉnh.
  3. Retrospective: Giai đoạn cuối cùng là thời điểm để tổng kết và học hỏi từ chu kỳ vừa qua. Bạn xem xét những gì đã hoạt động tốt và những gì có thể cải thiện. Điều này giúp bạn điều chỉnh và cải thiện chiến lược OKR cho tương lai.

Ba giai đoạn này cùng tạo nên một quá trình liên tục giúp bạn duy trì sự tập trung, kiểm soát và cải thiện liên tục trong việc đạt được mục tiêu và Kết quả chính của mình. 

8. Thường xuyên Xem xét Mục tiêu và Kết quả chính để đảm bảo chúng vẫn phù hợp

Các mục tiêu và kết quả chính cần được xem xét thường xuyên để đảm bảo chúng vẫn phù hợp và phù hợp với các mục tiêu chung của công ty. Nếu chúng không còn phù hợp, chúng nên được sửa đổi hoặc loại bỏ hoàn toàn.

 

9. Điều chỉnh Mục tiêu khi cần thiết dựa trên hoàn cảnh thay đổi

Thế giới luôn tiến triển, do đó, việc điều chỉnh các mục tiêu của công ty bạn để phản ánh thông tin mới và tình hình mới là không thể tránh khỏi. Hãy tự tin thay đổi khi cần thiết để đảm bảo rằng các mục tiêu cuối cùng của bạn vẫn được duy trì và thích nghi với thời đại.

Khi đề cập đến triển khai hệ thống OKR, yếu tố văn hóa có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định sự thành công. Trong nhiều tổ chức, cấu trúc quản lý từ trên xuống có thể tạo ra cảm giác mất quyền tự chủ trong việc đặt ra và đạt được mục tiêu cá nhân. Ngoài ra, một số văn hóa có thể khó thay đổi hơn so với những văn hóa khác, tạo ra khó khăn trong việc triển khai hệ thống OKR mà không có sự hợp tác chặt chẽ từ tất cả các cấp độ trong tổ chức.

Để vượt qua những thách thức này, việc xem xét kỹ lưỡng các khía cạnh văn hóa trong tổ chức khi triển khai hệ thống OKR là cần thiết. Bằng cách dành thời gian để hiểu các nhu cầu và quan tâm đặc biệt của nhân viên, bạn có thể xây dựng một hệ thống có khả năng thành công hơn và bền vững theo thời gian.

10. Lặp lại quá trình triển khai OKR

Lặp lại quá trình triển khai OKR cho các chu kỳ tiếp theo là một yếu tố cốt lõi để đảm bảo sự liên tục và cải thiện liên tục trong quy trình triển khai hệ thống OKR. Là một phần quan trọng của quá trình OKR, việc này không chỉ đảm bảo rằng mục tiêu và Kết quả chính được đạt được trong một chu kỳ duy nhất mà còn đặt nền tảng cho sự phát triển bền vững và thịnh vượng của tổ chức.

Lý do quan trọng thứ nhất cho việc lặp lại quá trình OKR cho các chu kỳ tiếp theo là giúp duy trì tập trung và phối hợp trong toàn bộ tổ chức. Mỗi chu kỳ mới đưa ra cơ hội để tổ chức xác định lại mục tiêu chung và thậm chí điều chỉnh chúng dựa trên những gì đã học được từ chu kỳ trước.

Lý do thứ hai là việc thích nghi với sự biến đổi. Môi trường kinh doanh thường biến đổi liên tục và có thể đưa ra những thách thức hoặc cơ hội mới. Lặp lại quá trình OKR cho phép tổ chức phản ánh và thích nghi dựa trên sự thay đổi trong môi trường và mục tiêu dài hạn.

Lý do cuối cùng là học hỏi và cải tiến liên tục. Mỗi chu kỳ OKR mang lại những kinh nghiệm mới và bài học quý báu. Bằng cách lặp lại quá trình OKR, tổ chức có cơ hội học hỏi từ những thành công và thất bại, từ những điều đã hoạt động tốt và từ những điều cần cải thiện. Điều này giúp tổ chức tiếp tục cải tiến và phát triển qua thời gian.

 

 

Lời nhắc nhở! Hãy tập trung vào Quy trình (Process) và bạn sẽ bắt đầu Chu kỳ (Cycle) OKR thành công đầu tiên của mình ngay lập tức!

Phân biệt Giữa Quy trình và Chu kỳ OKR

"OKR Process" (quy trình OKR) và "OKR Cycle" (chu kỳ OKR) là hai khái niệm liên quan đến việc triển khai và quản lý hệ thống OKR (Objectives and Key Results) trong một tổ chức, nhưng chúng có sự khác biệt nhất định:

  1. OKR Process (Quy trình OKR): OKR Process là quá trình toàn bộ, từ bước đầu tiên đến bước cuối, để triển khai và quản lý hệ thống OKR trong tổ chức. Quá trình này bao gồm các bước chính như xác định mục tiêu chung (Objective), thiết lập các Kết quả chính (Key Results) liên quan, phân công trách nhiệm, truyền đạt thông tin, theo dõi tiến độ, và đánh giá kết quả. OKR Process đảm bảo rằng OKR được thiết lập một cách chính xác, áp dụng và quản lý trong suốt chu kỳ.
  2. OKR Cycle (Chu kỳ OKR): OKR Cycle là một khoảng thời gian cụ thể trong việc triển khai OKR, thường được tính theo các đơn vị thời gian như quý (3 tháng) hoặc năm. Trong mỗi chu kỳ OKR, tổ chức thiết lập, theo dõi và đánh giá các OKR để đảm bảo tiến độ và kết quả đạt được. Sau mỗi chu kỳ, OKR có thể được điều chỉnh, cập nhật hoặc thay đổi dựa trên thông tin và kết quả từ chu kỳ trước. Chu kỳ OKR thường là quá trình lặp đi lặp lại để đảm bảo sự tương thích và hiệu quả của hệ thống OKR trong thời gian dài.

 

Tóm lại

Việc triển khai hệ thống OKR không chỉ là việc đặt ra mục tiêu và đo lường tiến độ, mà còn đòi hỏi sự thấu hiểu về tầm nhìn của tổ chức và khả năng thích nghi với sự thay đổi. Bằng cách tạo ra mục tiêu SMART, phân công trách nhiệm, và duy trì sự minh bạch trong việc truyền đạt, bạn đặt ra cơ hội cho sự tập trung, cam kết và tạo sự cải thiện liên tục.

Tuy văn hóa tổ chức có thể tạo ra thách thức, nhưng thông qua sự linh hoạt và hiểu biết, hệ thống OKR có thể hòa hợp và đóng góp vào sự thành công bền vững trong tương lai.

Hãy tận dụng ưu điểm của OKR để định hình một tương lai tươi sáng và thịnh vượng cho tổ chức của bạn.

 

Nguồn tham khảo:

  • Seothetop
  • https://www.linkedin.com/pulse/how-implement-okrs-effectively-9-steps-success-douwe-wester/
  • https://weekdone.com/resources/articles/okr-implementation-guide